Lähes jokainen markkinoilla olevat CRM-järjestelmä tarjoaa erittäin laajoja ominaisuuksia. CRM-järjestelmän tärkein tehtävä on parantaa asiakkuuksien hallintaa, sillä hyvin hoidetut asiakassuhteet vahvistavat liiketoimintaa. Tämä edellyttää, että jokainen organisaation jäsen hyödyntää CRM-järjestelmää tehokkaasti ja yhteisesti sovituilla tavoilla. Kaiken keskiössä on parempi asiakkuuksien hallinta, joten jokaisen organisaation jäsenen on sitouduttava hyödyntämään CRM-järjestelmää tehokkaana työkaluna kohti paremmin hoidettuja asiakassuhteita ja liiketoimintaa.
CRM-järjestelmissä on paljon ominaisuuksia. Yrityksen kannattaa valita käyttöönsä kuitenkin vain niin laaja järjestelmä, jonka tarvitsee. Kukaan ei voi ennustaa tulevaa, mutta CRM-järjestelmää valitessa kannattaa ottaa huomioon yrityksen kasvutavoitteet, jotta ei turhaan valitse alimitoitettua järjestelmää. Onneksi monet CRM-järjestelmät tarjoavat eri vaihtoehtoja perustuen siihen, kuinka laajoja ominaisuuksia kaipaat liiketoimintasi tueksi. Esimerkiksi suosittu Pipedrive tarjoaa neljä erilaista maksullista vaihtoehtoa, jotka sisältävät aina sitä enemmän ominaisuuksia, mitä arvokkaamman paketin valitset. Tämän positiivinen puoli on siinä, että voit lähteä liikkeelle niin sanotulla peruspaketilla ja valita laajemman palvelupaketin liiketoimintasi kasvaessa.
Mistä aloittaa CRM-järjestelmän hankintaprosessi?
Pohdi liiketoimintaasi ja sen tarpeita. Käy läpi kollegoidesi kanssa toiveita tehokkaampaa myynnin ja asiakkuuden hallintaa koskien. Ota huomioon markkinoinnin näkökulmat. Mieti myös, missä haluat nähdä liiketoimintasi viiden tai kymmenen vuoden päästä. Perehdy rauhassa markkinoilla oleviin CRM-järjestelmiin. Uuden järjestelmän valinta ja käyttöönotto on aina vaativa prosessi koko organisaatiolle. Niinpä on syytä valita CRM-järjestelmä, johon pystyt ja haluat sitoutua pitkäksi aikaa.
Tutki myös eri ohjelmistojen saatavilla olevia paketteja ja varmista, että saatavilla on laajempia palvelukokonaisuuksia tarpeiden kasvaessa.
Lisäksi on syytä pohtia, tarvitaanko CRM-järjestelmä vain myynnin ja asiakkuuksien hallintaan. Mikäli CRM-järjestelmän halutaan sisältävän myös markkinoinnin työkaluja, se pitää huomioida oikean järjestelmän valinnassa. Tietyt ohjelmistot tarjoavat erittäin laajat työkalut niin myyntiin kuin markkinointiin, joten on syytä tunnistaa tarpeet juuri sinun organisaatiosi toiveiden, tavoitteiden ja myös resurssien pohjalta. Kallein ja paras CRM-järjestelmä ei välttämättä ole paras ratkaisu juuri sinun yrityksellesi.
Lue vertailumme Hubspotin ja Pipedriven välillä.
Sovi organisaatiosi pelisäännöt CRM-järjestelmää koskien
Kun otat uuden CRM-järjestelmän käyttöön organisaatiossa, panosta sisäiseen koulutukseen sekä selkeiden pelisääntöjen luomiseen. Kyseessä on yksi yrityksesi tärkeimmistä työkaluista, joten on erittäin tärkeää panostaa sen käyttöön alusta asti. Lumipallon lailla väärään suuntaan vyöryvää ongelmaa voi olla vaikea pysäyttää myöhäisemmässä vaiheessa.
CRM-järjestelmän yksi suurimpia hyötyjä ja syitä hankinnalle on sen avulla saavutettava läpinäkyvyys. Kaikki tarvittava tieto on aina yhdessä paikassa ja kaikkien saavutettavissa. Asiakkaiden yhteystiedot, sopimukset ja muistiinpanot ovat jokaisen löydettävissä. Kun myyntihenkilöstö kirjaa asialliset ja riittävän laajat muistiinpanot esimerkiksi myyntitapaamisista ja niissä mahdollisesti esiin nousseista reklamaatioista, koko organisaatio löytää kyseiset muistiinpanot. CRM-järjestelmä on siis vahvasti myynnin tukena, mutta koko yritys toimii tehokkaammin sen avulla. On muistettava, että monessa yrityksessä asiakkaat kommunikoivat monen eri osaston kanssa logistiikasta asiakaspalveluun ja siksi on olennaisen tärkeää, että kaikki tieto asiakkuuksista on läpinäkyvästi koko organisaation saatavilla.
Siksi pelisääntöjen sopiminen on suositeltavaa. CRM-järjestelmä on kaikesta automaatiostaan huolimatta työkalu. Se vaatii jokaiselta käyttäjältään sitoutumista. Jos asiakkaiden yhteystiedot kirjataan väärin, niistä ei ole mitään hyötyä. Samoin jos myyntipuheluista kirjataan muistiinpanot vain yleisellä tasolla, niistä ei ole mitään hyötyä. On ymmärrettävä, että CRM-järjestelmän jopa kurinalainen käyttö auttaa aina organisaation muita jäseniä suoriutumaan työstään paremmin.
CRM-järjestelmä liiketoimintasi kasvun mukana
Kun jokainen organisaatiosi jäsen on sitoutunut hyödyntämään CRM-järjestelmää, voit olla varma, että se tukee liiketoimintaa myös kasvun mukana. Kun asiakkaita ja työntekijöitä tulee lisää, tarvittavat tiedot löytyvät aina sovituista paikoista ja koko liiketoiminnan hallinta on tehokkaampaa. Raportoinnin merkitys on tietysti aina tärkeää, mutta se korostuu liiketoiminnan kasvaessa. Kun CRM-järjestelmää käytetään tehokkaasti, säännölliset raporit järjestelmästä kertovat myynnin ja yrityksen johdolle kaiken oleellisen selkeässä muodossa.
Ennustettavuus on myös ratkaisevassa roolissa liiketoiminnan kehityksen mukana. Mitä paremmin myyntiä pystytään ennustamaan, sen tehokkaammin koko yrityksen toimintaa on mahdollista hallita. Jokainen yrityksen myyntihenkilö suorittaa myyntityötään myyntiputken eri vaiheiden kautta ja ylläpitää prosessejaan myös CRM-järjestelmässä. Realististen myyntiputkien myötä muodostuu selkeä kuva koko yrityksen odotettavissa olevista tuloksista pitkällä tähtäimellä. Tällä tiedolla pystytään puolestaan hakemaan suuntaa vaikkapa varastonhallinnan, hankinnan tai tarvittavien lisärekrytointien osalta.
Kyseessä on siis monipuolinen järjestelmä, jonka hankintaan ja käyttöönottoon kannattaa panostaa. CRM-järjestelmä antaa yritykselle todella paljon ja auttaa viemään liiketoimintaa uudelle tasolle. On tärkeää, että järjestelmää hyödynnetään yhteisesti sovituilla tavoilla, jotta saavutetaan mahdollisimman hyviä tuloksia.
Tutustu CRM-järjestelmien arvosteluihin
Softia.fi:n sivuilta löydät seuraavien CRM-järjestelmien arvostelut (avautuu uuteen välilehteen):
