Mikä on CRM-järjestelmä?
CRM-järjestelmä on asiakkuuksien hallintaan suunnattu ohjelmisto. Se on tarkoitettu auttamaan kontaktien, myynnin ja eri tuottavuustekijöiden hallinnoimisessa. CRM-järjestelmällä siis hallitaan lähes kaikkia yrityksen suhteita ja asiakkaiden kanssa tapahtuvaa vuorovaikutusta.
10 syytä ottaa CRM-järjestelmä käyttöön
1. Tavoitteiden seuranta
Kunnollisella CRM-järjestelmällä saa tietoa yrityksen myynnistä ja sen kannattavuudesta. Kaiken tämän tiedon saaminen ilman hyviä työvälineitä on pienyrityksillekin tänä päivänä jo lähes mahdotonta. Hyvä järjestelmä mahdollistaa tiedonsaannin nopeasti ja helposti. Jokaisella yrityksellä on strategia ja sen mukaiset tavoitteet liiketoiminnalle. Näiden asetettujen tavoitteiden seuranta mahdollistuu tarkoituksenmukaisella CRM-järjestelmällä.
2. Myyjien työkalu
CRM-järjestelmä on myyjien tärkein työkalu. Se ilmoittaa mm. asiakkaiden tai yhteistyökumppaneiden ostohistoriatietoja. Lisäksi voi seurata tilauksia ja niihin voi vaihekohtaisesti reagoida. Asiakaspalveluun tulleet yhteydenotot voivat myös toimia myyjälle tärkeinä lisätietoina. Nykyään jopa julkista sosiaalista mediaa voidaan yhdistää CRM-järjestelmään, jos esimerkiksi asiakkaan twiittejä halutaan seurata.
3. Markkinointiapu
Markkinoinnissa työskenteleville CRM-ratkaisut mahdollistavat myynnin kehityksen ja tulevaisuuden arvioinnin. Tämä on tärkeää vähintäänkin silloin, kun kampanjat halutaan optimoida mahdollisimman tehokkaiksi.
4. Asiakaspalvelun tähti
CRM-järjestelmä hyödyttää myös asiakaspalvelussa työskenteleviä. Asiakkaat ovat nopeita liikkeissään ja viestintävälineet ongelmatilanteissa vaihtuvat välillä Twitteristä sähköpostiin ja puhelimeen. Kaikkien etuna siis on, että tieto liikkuu näiden välillä, jotta asiakkaan ei tarvitse aina aloittaa selostustaan alusta.
5. Tiedot tallessa
Tietoa katoaa helposti työntekijöiden mukana, ellei se ole jossakin tallennettuna. Kun talon huippymyyjä vaihtaa tehtäviä tai lähtee toiseen työpaikkaan, toivottavaa on, että hän ei vie tietoja mukanaan, vaan ne ovat yrityksellä CRM-järjestelmässä tallessa.
6. CRM-järjestelmä säästää aikaa
Toimiva järjestelmä säästää hallinnollisiin tehtäviin kuluvaa aikaa. Mitä tehokkaampaa työnteon halutaan olevan, sen paremmin CRM:n tulisi toimia. Liiketoiminnan vetäminen ilman CRM:ää tulee kalliiksi, jos epäolennaisiin ja tuottamattomiin tehtäviin kulutetaan paljon aikaa.
7. Automaatio auttaa
Monet CRM-järjestelmät tänä päivänä ovat niin kehittyneitä, että ne keräävät automaattisesti asiakastietoja, kuten sähköpostiosoitteita, puhelinnumeroita ja verkkosivuja. Sosiaalisen median ja median seuraaminen ovat niin ikään tätä päivää, johon moni järjestelmä myös jo pystyy. Näin yritykselle tarjoutuu mahdollisuus nopeaan reagointiin jos esimerkiksi mediassa uutisoidaan jotakin kiinnostavaa ja siihen liittyen pitäisi toimia pikaisesti.
8. CRM-järjestelmä auttaa löytämään liidit
Parhaimmillaan asiakkuudenhallintajärjestelmä auttaa uusien potentiaalisten liidien löytämisessä. Nämä toivottavasti johtavat asiakkuuksiin, jotka säilyvät hyvinä taitavan ylläpitotyön avulla, jonka CRM mahdollistaa.
Edellytys siis asiakassuhteiden toimivalle ylläpidolle on, että kaikki tieto on helposti saatavilla ja hyvässä järjestyksessä.
9. 360-asiakkuus
Kun haetaan täydellisyyttä, CRM kannattaa synkronoida laskutuksen, kirjanpidon ja kyselytyökalujen kanssa. Integroinnilla mahdollistetaan kaikkien käytössä olevien sovellusten ja järjestelmien keskinäinen keskustelu. Tietojen liikkuessa sujuvasti näiden kaikkien eri systeemien välillä, voidaan todella puhua asiakkuudenhallinnasta, tulipa vastaan mitä tahansa asiakassuhteeseen liittyvää.
10. Jatkuva kehitys
CRM kehittyy jatkuvasti ja uusimpina toimintoina ovat mm. sisäänrakennetut älykkäät toiminnot. Nämä automatisoivat useita pakollisia ja tylsiä hallinnollisia tehtäviä, jotka on pakko tehdä vaikka ei olisi aikaa, eikä huvittaisi. Aikaa niihin ei siis haluta kuluttaa yhtään ylimääräistä, jos lainkaan. CRM auttaa näissä.
Mainos:
Erilaisia CRM-järjestelmiä
Pilvipohjainen CRM on vaivaton ottaa käyttöön
Pilvipohjainen CRM ei tarvitse erikseen asennusta, eikä mitään asennuslevyjä. Käyttöönotto onnistuu missä vain, jos on internet-yhteys.
Ohjelmisto ja tietoturvapäivitykset on automatisoitu, eli käytössä on aina viimeisin versio ohjelmistosta. Mitään ylimääräisiä ylläpitokuluja ei tule.
Pilvipohjaiset CRM-järjestelmät on hinnoiteltu tavallisesti niin, että asiakas maksaa vain haluamistaan ominaisuuksista. Mikäli tarpeet sitten muuttuvat esimerkiksi liiketoiminnan kasvaessa, lisäominaisuuksia voidaan joustavasti lisätä.
HubSpot CRM 
HubSpot CRM on asiakkuudenhallintajärjestelmä, joka on oikeasti täysin ilmainen. Se sisältyy HubSpotiin. Tämä järjestelmä yhdistää toiminnallisuuksia ja erilaiset työkalut myynnistä raportoimiseen, asiakkuushallintaan ja toiminnan kehittämiseen. Lisäosilla, jotka ovat integroitavissa, koko CRM-järjestelmä on mahdollista saada keskustelemaan myynnin, markkinoinnin sekä asiakaspalvelun kanssa samaan paikkaan. HubSpot CRM:ssä yhteystietoja hallitaan monipuolisesti, kun asiakastiedot, diilit ja muut myynnin eri vaiheet ovat synkronissa. Myös erilliset tehtävät ja raportointi kuuluvat järjestelmään muiden yleisimpien CRM-ominaisuuksien ohella.
Zoho
Zoho on ennenkaikkea helppokäyttöinen. Se on helposti räätälöitävä CRM-järjestelmä. Vaikka mikään CRM-järjestelmä ei olisi tuttu, tämä on helppo ja nopea ottaa käyttöön. Zohon parhaita puolia ovat myynninhallinta, markkinoinnin automaatio ja mahdollisuus mitata eri toimintoja. Zohoa on tarjolla muutamilla eri tilausvaihtoehdoilla.
Taimer
Taimer tuli markkinoille korvaamaan monia liiketoiminnan alustoja yhdellä ratkaisulla. Tämän järjestelmän yksi huomiota keräävä ominaisuus on mm. sen maksuttomuus yksinyrittäjille sekä startupeille. Se sisältää tyypillisen myynnin CRM-järjestelmän, projektinhallintaympäristön, työajanseurannan ja laskutusosion. Muitakin osioita löytyy. Taimer on saatavilla neljässä eri kokoluokassa ilmaisversion ollessa suppein.
Insightly
Insightlyn erikoisominaisuus on, että se yhdistelee asiakaspersoonia. Sillä ominaisuudella se myös eroaa monista muista CRM-järjestelmistä. Insightly yhdistää asiakaskontaktit ja kommunikoinnin keskenään ja päättää sitten kuka tuntee kenetkin. Tällä tavalla organisaatio rakentuu läpinäkyväksi ja selkeäksi. Tarkoituksena on luoda uusia kontakteihin perustuvia verkostoja. Lisäksi oleellisimpina voidaan mainita mm. tehtävänseuranta, sekä työkalut, joilla liiketoimintaa voidaan analysoida.
Näin valitset oikean CRM-järjestelmän
CRM-järjestelmiä löytyy moneen tarpeeseen. Asiakkuuksien hallinnoiminen on ensiarvoisen tärkeää jokaiselle yrityksille, etenkin silloin kun yritys on nopeassa kasvuvaiheessa. Suuresta tarjonnasta johtuen, saattaa olla hankalaa löytää omaan tarpeeseen paras CRM-järjestelmä. Voit lähteä liikkeelle miettimällä seuraavia seikkoja:
- Mieti, mihin tarkoitukseen CRM-järjestelmää käytetään
- Listaa tärkeimmät ominaisuudet läpi
- Ota hinta huomioon
- Älä hätiköi, vaan perehdy rauhassa vaihtoehtoihin
Hyvä, tarpeisiin sopivin CRM-järjestelmä ei jätä asiakkaita paitsioon, vaan auttaa nimenomaan rakentamaan ja ylläpitämään asiakassuhteita. CRM-järjestelmä voi toimia työkaluna lisämyynnille.
Päätöksenteossa on hyvä ottaa huomioon erot eri alustojen välillä. Asiaa on hyvä miettiä myös tulevaisuutta silmällä pitäen. Arvioitava on, riittääkö järjestelmä, mikäli liiketoiminta kasvaa moninkertaiseksi.
Organisaation on omaksuttava uusi CRM-järjestelmä kohtuullisen vaivattomasti. Mikäli käyttäjiä on useita, tätä oppimiseen vaadittavaa aikaa on hyvä suunnitella etukäteen. Avuksi sopivan CRM:n etsinnässä on on, jos selvitetään aluksi millainen tausta henkilöstöllä on erilaisiin CRM-järjestelmiin liittyen. Tämä antaa osviittaa tarvittavasta ajasta ja sopivimmasta järjestelmästä.
Lue seuraavaksi
Miten valita CRM-järjestelmä yritykselle. Katso vinkimme!
Näin valitset CRM-järjestelmän yrityksellesi
Tutustu arvosteluihin
Softia.fi:n sivuilta löydät seuraavien CRM-järjestelmien arvostelut (avautuu uuteen välilehteen):
Lue seuraavaksi
Kumpi kannattaa valita yrityksen CRM-järjestelmäksi, Hubspot vai Pipedrive? Otimme kummatkin vertailuun. Lue arvioimme!
HubSpot vai Pipedrive? CRM-järjestelmät vertailussa
