Yrityksen on suositeltavaa laatia budjetti ennusteineen ja skenaarioineen, jotta liiketoimintaa voidaan johtaa tuloksellisesti ja tavoitteellisesti. Huolellinen yrityksen budjetointi tukee datalla johtamista ja auttaa yrityksiä välttämään karikot.
Yrityksen budjetointi on olennainen osa liiketoimintaa. Yksinkertaisimmillaan yrityksen budjetti koostuu tulosbudjetista ja tasebudjetista. Tulosbudjetissa ennustetaan myyntiä, ostoja ja muita kuluja. Tasebudjetissa suunnitellaan, mitä yritys tulee omistamaan tulevaisuudessa, miten omistusten arvo kehittyy ja millä omaisuuserät sekä toiminta tullaan rahoittamaan. Välttääkseen karikot yrityksen on hyvä laatia tulos- ja tasebudjetti realistisesti ja huolellista.
Yrityksen toiminta voi näyttäytyä esimerkiksi pelkästään tulosta tarkasteltaessa hyvin kasvavana sekä kannattavana. Mikäli toiminnan kasvu ja kannattavana säilyminen vaativat suuria ylläpitäviä investointeja esimerkiksi käyttöomaisuuteen kuuluvaan koneisiin ja kalustoon, voi yritys ajautua suhteellisen helposti kassakriisiin, mikäli taseen investointeja ja niiden rahoitusta ei ole huomioitu tasebudjetissa.
– Tasebudjettiin kirjattua käyttöomaisuutta voivat olla esimerkiksi logistiikkayhtiön suuret ajoneuvot, avaa taloushallinnon ohjelmistoratkaisuja tarjoavan Finadeckin toimitusjohtaja Saku Pöllänen.
Yrityksen budjetoinnissa on jokaisella kustannuspaikalla hyvä olla oma budjetti
Pölläsen mukaan yrityksen olisi hyvä muodostaa realistinen kuva taseeseen kuuluvan käyttöpääoman, eli muun muassa myyntisaamisten, ostovelkojen, alv-saamisten ja -velkojen, varaston sekä lomapalkkavarausten kehityksestä. Näin ollen yritys voi varautua esimerkiksi pitkien maksuehtojen ja lomapalkkojen aiheuttamaan kassavajaukseen ja parantamaan toimitusvarmuuttaan.
Isommassa yhtiössä, joilla on useita kustannuspaikkoja ja laskentakohteita, olisi laskentakohteiden tavoitteellisen johtamisen ja kannattavuuden seurannan kannalta hyvä olla oma budjetti kullekin laskentakohteelle.
Esimerkiksi ravintola-alan yrityksissä budjetti on hyvä laatia realistisesti kullekin yrityksen omistamalle ravintolalle. Näin ollen esimerkiksi kunkin ravintolan kannattavuutta koskevia tavoitteita voidaan tarkastella ja henkilöstön mahdollisia kannustinjärjestelmiä voidaan johtaa myös budjettiin sidotuilla taloudellisilla tavoitteilla. Tavoitteiden toteutumista seuraamalla voidaan reagoida myös niin positiivisiin, kuin negatiivisiin huomioihin ajoissa. Kullekin kustannuspaikalle rakennetuista budjeteista saadaan koostettua ketterästi myös koko yrityksen budjetti ja ennusteet.
Konserneissa jokaisella tytäryhtiöllä on puolestaan omat budjettinsa, joista konsernin budjetti ja ennusteet saadaan koostettua. Budjetoinnissa tulee siis ottaa huomioon monta liikkuvaa osaa.
Yrityksen budjetoinnissa on huomioitava palkat, investoinnit ja lainojen lyhennykset
Pölläsen mukaan yrityksen budjetissa on huomioitava:
1. Realistisesti toteutettu myyntibudjetti
Myyntibudjettiin kirjataan euromääräinen arvio, paljonko yritys tulee myymään palvelujaan ja tuotteitaan tulevilla tilikausilla. Mikäli myyntibudjetin tekee liian optimistisesti, tekee yritys itselleen karhunpalveluksen.
2. Ostojen ja palkkojen hinnankorotukset yrityksen budjetoinnissa
Tuotteiden hinnat ovat yleisesti nousussa ja tämä tulisi yrityksen huomioida hankintoja budjetoidessa. Yrityksissä on myös huomioitava henkilöstön mahdolliset tulevat palkankorotukset.
3. Käyttöpääoman kehitys yrityksen budjetoinnissa
Yrityksen on hyvä huomioida tasebudjettiin kuuluvan käyttöpääoman, eli muun muassa myyntisaamisten, ostovelkojen, alv-saamisten ja -velkojen, varaston sekä lomapalkkavarausten kehitys. Näin ollen yritys voi varautua esimerkiksi pitkien maksuehtojen ja lomapalkkojen aiheuttamaan kassavajaukseen ja parantaa toimitusvarmuuttaan.
4. Ylläpidettävät investoinnit yrityksen budjetoinnissa
Investointeihin sisältyy lähes aina kuluja, joiden jatkuvat kustannukset tulee huomioida budjetissa.
5. Käyttöomaisuuden vaikutus tulokseen
Käyttöomaisuuden, kuten suuren ajoneuvon, käyttöikä ei ole ikuinen. Käyttöomaisuuden ikääntyminen tulisi huomioida budjetissa siten, että poistosuunnitelma tehdään omaisuuden todellisen käyttöajan mukaan.
6. Lainojen lyhennykset ja korot
Lainojen lyhennykset ja korot ovat perusasioita, jotka on aina huomioitava budjettia laatiessa, mikäli kassavirtaennusteesta halutaan tehdä realistinen.
Vaikka yrityksen budjetti koostuu lähes aina tietyistä peruspalikoista, painottavat Pölläsen mukaan eri toimialat eri asioita. Esimerkiksi tuottavan teollisuuden yritysten on kannattavampaa ostaa tuotteita isoissa erissä, jotta tuotteet saadaan halvemmalla ja toimitusvarmuus säilyy. Budjetoinnissa nämä tulee jaksottaa oikeille ajankohdille, jotta niiden kassavirtavaikutus tulee huomioiduksi. Ravintola-alalla tempo voi olla kovempi ja yrityksen budjetointia voidaan joutua suunnittelemaan viikkotasolla.
– Finadeckin kaltaisen SaaS-yrityksen tulee huomioida budjetoinnissa realistisesti asiakasmäärien kasvu ja keskihinnan kehitys, ettei esimerkiksi lähdetä palkkaamaan liikaa kehittäjiä liian aikaisin, Pöllänen selittää.
Tavallinen virhe yrityksen budjetoinnissa on jättää erilaiset skenaariot laatimatta
Pölläsen mukaan yksi budjetoinnin sudenkuopista on liika optimistisuus.
– Esimerkiksi tulosbudjetissa saatetaan arvioida myynti liian suureksi. Tällä on ikävät seuraukset, jos tilannetta ei seurata, ja päätöksiä tehdään virheellisen arvion perusteella, Pöllänen varoittaa.
Taseen budjetoinnissa suuri virhe on, jos käyttöpääoman kehitystä, käyttöomaisuuden poistoja tai lainojen lyhennyksiä ei oteta huomioon. Lisäksi mahdolliset uudet investoinnit ja niiden rahoitus tulee huomioida.
– Yleisesti budjetoinnissa on huomioitava erilaisten menojen jaksottaminen oikealla ajanjaksolle. Joskus yrityksissä on voinut jäädä lomapalkkavaraus budjetoimatta, mikä on aiheuttanut kesäkuukausina ikävän yllätyksen. Lisäksi yrityksissä voi unohtua budjetoida erilaiset henkilöstösivukulut, kuten eläkkeet ja sosiaaliturvamaksujen kehitykset. Finadeckissa on näihin automatiikka, Pöllänen kertoo.
Pöllänen painottaa ennusteiden ja skenaarioiden laatimista, jotta erilaisiin tilanteisiin osataan varautua. Skenaarioilla voidaan varautua esimerkiksi materiaalien hintojen korotuksiin. Mitä enemmän yrityksellä on historiaa, sitä helpompaa skenaarioiden tekeminen on. Tekemällä ja muokkaamalla ennusteita kesken tilikauden yhdistämällä alkukauden toteumadataa tehtyihin budjetteihin, yritys voi nähdä mihin skenaarioon yritys on pääsemässä ja suunnitella tulevaa toimintaa, investointeja ja veroennakoita sen mukaan.
– Kenelläkään ei tietenkään ole kristallipalloa, mutta ennusteiden ja skenaarioiden avulla yrityksessä osataan tehdä oikeita toimia myös kesken tilikauden, Pöllänen sanoo.
Jos yrityksessä ei ole laadittu budjettia oikein, voi se pahimmillaan johtaa kassakriisiin, mikä tarkoittaa usein sopeuttamistoimia.
– Yritys voi joutua irtisanomaan henkilöstöä ja tekemään muita epäsuotuisia liikkeitä. Voidaan joutua luopumaan isoimmista asiakkuuksista, tai isoimmista investoinneista, mikä myöhemmin kääntyy yritystä vastaan, Pöllänen kertoo.
Finadeckin automatiikka helpottaa yrityksen budjetointia
Finadeck perustettiin aikoinaan siksi, että vastaavaa ohjelmistoa ei ollut tarjolla.
– Käyttämieni kirjanpidon ohjelmistojen tuottama data ei ollut kovin luettavaa. Kartoitin eri budjetoinnin ja raportoinnin ohjelmistoja, mutta ne olivat usein kustannustehottomia tai hankalia ottaa käyttöön. Päädyimme siksi tekemään raportit ja suunnitelmat asiakasyrityksille Excelissä, Pöllänen muistelee.
Finadeck on pilvipohjainen ohjelmisto, joka pitää sisällään kattavat ja monipuoliset budjetoinnin työkalut kaikille laskentatasoille, eli konserneille, yksittäisille yrityksille ja yrityksen laskentakohteille. Laskentakohteita voivat olla esimerkiksi yksittäiset ajoneuvot.
– Finadeckissa on kaikki tarvittavat ominaisuudet yrityksen tuloksen ja taseen budjetointiin. Ohjelmistoon on rakennettu sisään kattavat ja helppokäyttöiset laskurit käyttöpääoman, käyttöomaisuuden poistojen sekä lainojen laskentaan, jotta myös näiden erien vaikutus kassavirtaennusteeseen saadaan huomioitua, Pöllänen kertoo.
Pölläsen mukaan Finadeckin etuja ovat helppokäyttöisyys. SaaS-pohjainen ohjelmisto mahdollistaa myös osallistavan yrityksen budjetoinnin, eli kaikille budjetoinnista vastuussa oleville henkilöille voidaan antaa käyttöoikeus. Finadeck tekee budjeteista automaattisesti yhteenvedon.
Finadeck on saanut kiitosta sen helppokäyttöisyydestä, muokattavuudesta, taseen suunnittelun laskureista sekä konsernilaskennan, eliminointien ja budjetoinnin toiminnallisuuksista. Finadeckin sisäänrakennettujen tase-erien automaation ja laskureiden avulla yritys voi välttää myös monet budjetoinnin sudenkuopat taseen budjetointia ja kassavirtaennustetta koskien.
Finadeckilla yritys sekä konsernit voivat automatisoida taloutta ja päivittäistä liiketoimintaa koskevan johdon ja hallituksen raportoinnin sekä rakentaa ketterästi myös budjetit, ennusteet sekä skenaariot.
Tutustu taloushallinnon ohjelmistoihin
- Finadeckilla yritys sekä konsernit voivat automatisoida taloutta
- Visma Fivaldi on kustannustehokas ja monipuolinen taloushallinnon järjestelmä
- Finago Procountor on yksi suosituimmista taloushallinnon järjestelmistä Suomessa
- Netvisor on Suomen suosituimpia sähköisen taloushallinnon ohjelmistoja
- Isolta Arkhimedes on kätevä työkalu yrityksen laskutuksen käyttöön
- Zervant on helppo laskutusohjelma yritysten tarpeisiin
