Siellä missä ovat työprojektit, tarvitaan myös projektien hallintaa. Projektinhallinta on olennainen osa missä tahansa organisaatiossa tai yrityksessä. Se sisältää tehtävien suunnittelua, organisointia sekä niiden toteuttamista tavoitteiden saavuttamiseksi tietyn aikarajan puitteissa.
Jotta prosesseista tulee mahdollisimman yksinkertaisia, on projektinhallintaohjelmistoista tullut välttämätön työkalu missä tahansa päin yritysmaailmaa. Ohjelmistojen suhteen löytyy valinnan varaa, mutta onko maksuttomista versioista mitään hyötyä?
Hyvän projektinhallintaohjelmiston ominaisuudet
Ilmainen projektinhallintaohjelmisto ja sen käyttäminen tarjoaa lukuisia etuja erityisesti pk-yrityksille, joilla on tiukka budjetti. Se eliminoi tarpeen investoida kalliisiin ohjelmistolisensseihin, mikä tekee siitä kustannustehokkaan ratkaisun. Monet ohjelmistoratkaisut tarjoavat myös keskitetyn alustan projekteihin liittyvien tietojen tallentamiseen ja käyttämiseen, mikä varmistaa, että kaikki tiimissä ovat samalla sivulla.
Ylipäätään jokainen projektinhallintaohjelmisto sisältää tyypillisesti useita ominaisuuksia, jotka voivat parantaa tuottavuutta. Näihin kuuluvat mm. tehtävien hallinta, ajan seuranta, tiedostojen jakaminen, kalenterin integrointi ja raportointityökalut. Ajanseurantaominaisuudet auttavat seuraamaan kuhunkin tehtävään käytettyä aikaa, jolloin on mahdollista tunnistaa pullonkaulat. Kalenteri-integrointi on myös arvokasta, koska sen avulla voidaan hallita deadlineja.
Oikean projektinhallintaohjelmiston valitseminen voi olla hankala tehtävä. Ensin on syytä arvioida projektini vaatimukset ja tunnistaa tarvittavat toiminnot. Etsi intuitiivisia alustoja, joiden käyttöönotto vaatii vain vähän opettelua. Lisäksi kannattaa hyödyntää projektinhallintaohjelmistojen tarjoamia ilmaisia kokeiluversioita tai demoja.
Jotta projektinhallintaohjelmistoista saa kaiken irti, suosittelemme ainakin seuraavien vinkkien käyttöönottoa:
- Määrittele projektille selkeät tavoitteet jakamalla ne pienempiin, hallittaviin tehtäviin. Priorisoi tehtävät kiireellisyyden ja tärkeyden perusteella, jaa resurssit sen mukaisesti.
- Hyödynnä valitun projektinhallintaohjelmiston yhteistyöominaisuuksia tehokkaan viestinnän edistämiseksi tiimin jäsenten välillä.
- Aseta realistiset määräajat kullekin tehtävälle ja projektin välietapille. Ota huomioon resurssien saatavuus ja mahdolliset rajoitteet.
- Seuraa tehtävien ja projektien edistymistä. Hyödynnä projektinhallintaohjelmiston raportointi- ja analytiikkaominaisuuksia saadaksesi tietoa projektin tilanteesta sekä tuloksista.
Suosittuja ilmaisia projektinhallintaohjelmistoja
Kun haussa on ilmainen projektinhallintaohjelmisto, löytyy markkinoilta nykyään runsaasti tarjontaa. Yksi suosituimmista vaihtoehdoista on Trello. Trello on monipuolinen ja käyttäjäystävällinen ohjelmisto, jonka avulla tiimit voivat luoda tauluja, listoja ja kortteja projektiensa hallintaan. Tarjolla on käteviä toimintoja, kuten tehtävien määrittely, eräpäivät ja edistymisen seuranta. Trello on intuitiivinen, joten se sopii pienille ryhmille tai yksilöille. Sen ilmaisessa versiossa on kuitenkin rajoitettuja ominaisuuksia ja siitä saattaa puuttua edistyneempiä projektinhallintaominaisuuksia.
Toinen suosittu vaihtoehto on Asana, joka tarjoaa kattavan projektinhallinta-alustan, josta löytyy esimerkiksi aikajanan hallinta, tiimiyhteistyö ja mukautettavat työnkulkutoiminnot. Sen ilmainen versio sopii pienille ryhmille, vaikkakin jotkin lisäominaisuudet ovat saatavilla vain maksullisessa versiossa.
Myös Notion on ilmainen projektinhallintaohjelmisto API-toiminnon kera. Notion on helppokäyttöinen ja useita hyviä ominaisuuksia, kuten reaaliaikainen yhteistyö sekä aikajananäkymät. Vaikka ilmainen paketti onkin tarkoitettu vain yksityishenkilöille, voi siihen kutsua jopa 10 vieraskäyttäjää.
Monday.com taas on ilmainen projektinhallintaohjelmisto, joka auttaa yrityksiä suunnittelemaan ja toteuttamaan projekteja. Tämä ohjelmisto sopii parhaiten pienille tiimeillä, jotka tarvitsevat sopivan työkalun ideointiin ja reaaliaikaiseen projektiyhteistyöhön. Mondayn ilmainen suunnitelma mahdollistaa mm. kahden käyttäjää, 1 000 tehtävää ja Workdocs-yhteistyön.
Niille, jotka etsivät ketterämpää lähestymistapaa projektinhallintaan, tarjoaa Jira ilmaisen version rajoitetuilla ominaisuuksilla. Jiraa arvostetaan laajasti ja se onkin suunniteltu alun perin ensisijaisesti ohjelmistojen kehitystiimeille.
Lopuksi vielä mainittakoon ClickUp, joka on tehokas projektinhallintatyökalu. Ilmaisessa versiossa on ominaisuuksia, kuten tehtävien hallinta, tavoitteiden seuranta ja integraatiot muiden suosittujen ohjelmistojen kanssa. Se tarjoaa erittäin muokattavan alustan, mikä tekee siitä sopivan kaikenkokoisille ryhmille. ClickUp voi kuitenkin olla hankalampi opeteltava, verrattuna muihin vaihtoehtoihin.
Mikäli tiimi työskentelee enimmäkseen etänä, siinä tapauksessa ohjelmistoratkaisut, kuten Asana ja ClickUp, ovat erityisen hyödyllisiä. Ne tarjoavat vahvoja yhteistyöominaisuuksia, mukaan lukien reaaliaikaiset ilmoitukset, kommentit ja tiedostojen jakamisominaisuudet. Nämä ominaisuudet auttavat kuromaan umpeen ryhmän jäsenten välistä kuilua eri sijaintien takia ja edistävät tehokasta viestintää.
Vertailu
| Softa | Plussat | Miinukset |
| Trello | Selkeä ja helppokäyttöinen | Ei raportointia |
| Asana | Helposti navigoitava, näyttävä | Haasteellinen, jos paljon grafiikkaa |
| Notion | Projektin seuraaminen on selkeää | Ei isoihin projekteihin |
| Monday.com | Laajasti integroitavissa | Maksullinen versio ei kovin edullinen |
| Jira | Saatavilla paljon dataa | Ei käy kaikille aloille |
| ClickUp | Hyvin mukautettavissa | Ulkopuolisia ei voi liittää |
Ohjelmistojen lisäpalvelut
Vaikka ilmaiset projektinhallintaohjelmistot tarjoavatkin lukuisia etuja, on tärkeää ottaa huomioon lisäpalvelujen ja tuen saatavuus. Jotkut ohjelmistotoimittajat tarjoavat maksullisia lisäpalveluita, kuten asiakastukea, koulutusta tai lisäominaisuuksia. Kannattaa arvioida, ovatko nämä palvelut tärkeitä yrityksen projektinhallintatarpeen kannalta ja ovatko ne lisäinvestoinnin arvoisia.
Tutustu lisäksi ohjelmistotoimittajien tarjoamiin verkkoresursseihin. Monet tarjoavat kattavia oppaita, opetusmateriaaleja ja yhteisöfoorumeita, joissa käyttäjät voivat pyytää apua tai jakaa parhaita käytäntöjä.
Yhteenveto
Ilmainen projektinhallintaohjelmisto tarjoaa kustannustehokkaan ratkaisun kaikenkokoisten yritysten projektien hallintaan. Näitä ohjelmistoratkaisuja hyödyntämällä on mahdollista tehdä projektinhallintaprosesseista tehokkaampia sekä parantaa yhteistyötä ja yleistä tuottavuutta.
Markkinoilla on laaja valikoima ilmaisia projektinhallintaohjelmistoja, mutta on tärkeää tunnistaa ne ominaisuudet, jotka vastaavat projektin vaatimuksia ja valita sen mukaan oikea ohjelmisto oman yrityksen tarpeisiin.
