Työajanseurannalla tarkoitetaan järjestelmää, jonka avulla pysytään kartalla työntekijän toteutuneista työajoista, mahdollisista poissaoloista ja lomista. Käytännössä siihen kuuluu lakisääteinen työaikakirjanpito, työajanlaskenta sekä työn sisällön analysointi. Kiitos järjestelmän niin työntekijät, työnantajat kuin palkanlaskijatkit tietävät, mitä on tehty, kuinka paljon on tehty ja mitä maksetaan.
Vuosikymmenten saatossa seuranta on kokenut monia muodonmuutoksia: vanhoina aikoina järjestelmät olivat täysin kynän ja paperin tai vastaavien merkitsemisvälineiden varassa. Kellokortit mullistivat seurannan, joskin niistäkin ensimmäiset leimattiin töihin tultaessa käsipelillä ja myös niiden työaikalaskelmat tehtiin käsin. Tänä päivänä yhä useampi työpaikka luottaa työajanseurannassa digitaalisiin leimauspäätteisiin, puhelinapplikaatioihin ja erilaisiin web-portaaleihin.
Työajanseuranta kuuluu monen työntekijän arkipäivään, mutta se lukeutuu silti harvan suosikkiaktiviteetteihin. Tympeäksi seurannan voi tehdä esimerkiksi järjestelmän toimimattomuus, jäykkyys tai monimutkaisuus. Mobiili työajanseuranta on yksi vaihtoehto ratkaista työajanseurannan ongelmat.
Mainos:
Matkapuhelinsovellukset apuna työajanseurannassa
Yksi vahvimmista työajanseurannan trendeistä ovat tällä hetkellä erilaiset puhelinsovellukset, kuten Nepton mobiili, Tiima, Kellokortti.fi, Duunissa.fi, Loginets, Jotbar, OnTime, Deltabit ja TM Työajanseuranta. Kullakin sovelluksella on omia erityispiirteitään, mutta lisäksi niitä yhdistävät tietyt samat edut. Lisää mobiilin työajanseurannan eduista voit lukea sovelluslistauksen jälkeen.
Mobiili työajanseuranta – paljon vaihtoehtoja tarjolla
Otta
Otta on yksinkertainen mutta monipuolinen työajanseurantatyökalu, joka mahdollistaa reaaliaikaisen työajan kirjaamisen ja kirjatun työajan automaattisen käytössä olevan työehtosopimuksen mukaisen tulkitsemisen.
Paymo
Paymo on ilmainen työajanseuranta sovellus, josta on myös maksulliset versiot tarjolla. Sovellus on yksi monipuolisimmista työkaluista, joita markkinoilla on tarjolla ja sen ominaisuudet kattavat monta erillistä sovellusta. Se yksinkertaistaa monia yrityksen toimintoja ja selkiyttää myös laajojen projektien kokonaiskuvaa.
Nepton mobiili
Neptonissa hallitset työaikoja, poissaoloja ja vapaita helposti. Ohjaat liiketoimintaa kattavan raportoinnin avulla ja nopeutat prosesseja TES-tulkintojen ja palkanlaskennan automaation ansiosta. Henkilöstö voi käyttää Neptonia niin puhelimella, tabletilla, tietokoneella kuin leimauslaitteellakin. Työaikakirjaukset voidaan kohdentaa helposti työpäivän aikana tai sen jälkeen.
Tiima
Tiima Työajan avulla keräät tehdyt työtunnit ja kohdistat ne tarvittaessa yrityksen omille kustannuskohdisteille. Tiima-järjestelmä mahdollistaa laajan käytettävyyden, ja työaikakirjaukset voikin tehdä joko selaimella, älypuhelimella, tabletilla tai erillisillä kellokorttijärjestelmillä. Hinta alkaen 201€/kk.
Kellokortti.fi
Kellokortti.fi -palvelussa tuntikirjaukset voi tehdä millä tahansa puhelimella. Sovellus löytyy myös App Storesta ja Google Play -kaupasta. Hinnoittelun pohjana on aktiivisten käyttäjien määrä ja valitut ominaisuudet.
Duunissa.fi
Duunissa.fi on mobiililaitteissa toimiva työajanseuranta- ja resurssienhallintapalvelu, joka tarjoaa nopean ja helpon käyttöönoton. Sisään-ja ulos-leimaukset tapahtuvat suoraan älypuhelimella, yhdellä napin painalluksella. Hinta alkaen 25 €/kk, voit kokeilla sovellusta ilmaiseksi 30 päivän ajan.
NOPSA-työajanseurantajärjestelmä
LogiNets Oy:n NOPSA-työajanseurantajärjestelmä on monipuolinen ja helppokäyttöinen sähköinen työajanseuranta. Se sopii erinomaisesti mobiiliin työajanseurantaan, sillä se on saatavilla Android, iPhone ja Windows Phone laitteille. NOPSA-työajanseurantajärjestelmä mahdollistaa myös ajoneuvoseurannan ja ajopäiväkirjan pitämisen. Hinnat alkaen 39 €/kk. Hintaan vaikuttaa eri ominaisuuksien määrä.
JotBar
Mobiili työajanseuranta käy kätevästi JotBarin järjestelmän avulla. Web-ja mobiilileimaus ovat erinomaisia ratkaisuja esimerkiksi etätyön seurantaan.
OnTime
OnTime -kellokorttisovellus on PK-yrityksille tehty sovellus mobiiliin työajanseurantaan. OnTimen avulla työntekijän käyttämä aika tuntikirjausten tekemiseen vähenee. Sovelluksen kautta voi leimata sekä työtunnit että laskutettavat tunnit. Hinta mukautuu käyttäjien määrään. 2-4 henkilölle hinta on 19€/kuukaudessa. Sovellusta voi kokeilla ilmaiseksi 14 päivän ajan.
Deltabit
Deltabit Gatekeeper tarjoaa mahdollisuuden mobiliin etäkirjaukseen. Tarvitset vain internet-selaimen käyttääksesi Deltabitin työajanseurannan leimauspalvelua. Voit halutessasi määrittää myös kirjaustapahtuman paikkatiedon tallennettavaksi.
Kiho työajanseurantajärjestelmä
Kiho työajanseurantajärjestelmä tarjoaa helpon ratkaisun mobiiliin työajanseurantaan. Tuntikirjausten tekeminen tapahtuu monella laitteella toimivalla sovelluksella. Halutessaan tehdyt työt voidaan kirjata esimerkiksi asiakkaan tai työmaan mukaan, jolloin työntekijöiden tilanteen näkee reaaliajassa. Näin myös työnjakoa on helpompi suunnitella.
TM Työajanseurantajärjestelmä
TM työnajanseuranta käyttää kehittynyttä tunnistusteknologiaa tuntikirjausten tekemiseen. Se tarjoaa kortti- ja avainperäleimaukset, sormenpääleimaukset sekä leimaukset 3D kasvojen tunnistuksella. Tarvittaessa tunnit voi kirjata mobiilisti pilvipalveluun.
Toggl Track
Toggl Track on työajanseurantasovellus, jonka avulla voidaan seurata työntekijöiden päivittäisiä toimintoja ja tehdä raportit kirjauksista ja projekteista. Sovellus on saatavilla niin verkkosovelluksena, työpöytäsovelluksena kuin mobiilisovelluksenakin. Perusomainaisuudet saa käyttöönsä ilmaiseksi. Maksullisen version hinnat alkaen 9 $ kuukaudessa. Lue tekemämme Toggl Track arvostelu.
Harvest
Harvest on työajanseurantaohjelmisto, joka vähentää työajanseurantaan kuluvaa vaivannäköä ja lisää työn tuottavuutta. Helppokäyttöinen työajanseurantaohjelmisto sopii monenlaiseen yrityskäyttöön. Työajanseurannan lisäksi Harvest tarjoaa apua myös kulujen ja projektien hallinnassa sekä laskutuksessa. Työkalusta on saatavilla ilmainen versio pieneen käyttöön. Pro-versio alkaen 12 $ kuukaudessa käyttäjää kohden. Lue Harvest -työaikaohjelmiston arvostelu.
Lue lisää:
Ilmaiset työajanseurantasovellukset
Laskutusohjelma helpottaa maksamista
Näin valitset oikean sovelluksen työajanseurantaan
Työajanseuranta antaa työkaluja päätöksentekoon
Mitkä ovat mobiili työnajanseurannan edut?
Matkapuhelimet ovat osoittautuneet erinomaisiksi apuvälineiksi työajanseurannassa. Ne vastaavat ja ovat ratkaisu muun muassa seuraaviin ongelmiin:
- Paperiset liput ja laput eivät ole tätä päivää.
Matkapuhelimesta löytyvä työajanseurantasovellus vapauttaa erilaisista lipuista, lapuista ja papereista, jotka pahimmillaan voi onnistua hävittämään jonnekin. Paperit eivät myöskään aina pysy matkassa mukana, toisin kuin puhelin. Lappusten täyttäminen tuhlaa työntekijän aikaa ja samoin niiden läpikäyminen palkka- ja taloushallinnon aikaa.
- Leimaukset ja kirjaukset eivät enää riipu paikasta.
Entisaikaiset kellokortit tuli leimata fyysisten kellokorttilaitteiden luona. Tämä on ongelmallista monien töiden liikkuvuuden ja etätyöpäivien takia.
Mobiili poistaa työajanseurannasta paikka- ja aikasidonnaisuudet. Kännykällä teet kirjauksen kätevästi niin kokoushuoneessa asiakastapaamisen alkaessa kuin työmatkoillakin. Samoin kirjauksia voi tehdä näppärästi työpäivien jälkeenkin ja mahdollisia virheitä korjata itsekin.
- Matkapuhelin mahdollistaa ajantasaisuuden.
Mobiilissa toimivat työajanseurantasovellukset ovat omiaan pitämään koko työyhteisön ajan tasalla. Kun työntekijät saavat klikattua työtunnit ja muut seurantatiedot hetkessä järjestelmään, eivät ne roiku eivätkä esimerkiksi ylityöt ja pitämättömät lomat jää epäselviksi.
- Palkanmaksu helpottuu.
Ajantasaisuus sujuvoittaa palkanmaksua, kun tiedot näkyvät ajantaisen sovelluksen kautta. Hyvästit siis roikkuville tiedoille, epäselvyyksille ja manuaalisille kirjauksille. Lisäksi sovellukset tukevat palkanmaksua, henkilöstöhallinnon työtä ja talousjohtamista monipuolisin raportein ja automatisaatioin.
- Luotuja mobiilikäyttöön – mutta muukin onnistuu.
Kun työajanseuranta päätetään hoitaa puhelimella toimivan sovelluksen avulla, säästytään monilta harmailta hiuksilta. Ehdoton vahvuus on se, että mobiilikäyttöön räätälöity sovellus mukautuu näytölle ja toimii pienemmässäkin ruudussa moitteetta.
Monia kuitenkin ilahduttanee tieto, että useimmat sovellukset toimivat muutenkin kuin puhelimella. Voit päästä työajanseurantaan niin tabletilla, läppärillä kuin pöytäkoneellakin puhelimen lisäksi.
Millaisiin tilanteisiin mobiili työajanseuranta sopii?
Mobiiliseuranta sopii erinomaisesti mitä erilaisimmille työpaikkoille: julkishallintoon, rakennuksille, tuotantotyöhön ja niin edelleen. Mikä parasta, siitä hyötyvät kaikki työntekijöistä palkanlaskijoihin ja johtoportaasta mahdollisiin tilaajiin. Kaikki osapuolet pääsevät nauttimaan aiempaa selkeämmästä ja ajantasaisemmasta seurannasta.
Vahvuutensa mobiili osoittaa toki eritoten tietynlaisissa työpaikoissa: monin paikoin on erittäin tärkeätä, että työajanseuranta ei ole riippuvaista ajasta ja paikasta. Moni työ on enemmän tai vähemmän liikkuvaa, ja lisäksi etätyöt ja joustotyöt kasvattavat suosiotaan jatkuvasti.
On hyvä huomata, että matkapuhelinsovelluksen käyttäminen työajanseurannassa ei sulje pois kiinteämpiäkään ratkaisuja: moni sovellus toimii yhtä lailla myös pöytäkoneella ja fyysisistä lukulaitteistakaan ei välttämättä tarvitse luopua, jos se nähdään järkeväksi ratkaisuksi. Lisäksi osa sovelluksista ei suinkaan edellytä viimeisimpiä älylaitteita, vaan edistyneiden ratkaisujen ohessa voidaan hyödyntää esimerkiksi vanhoja kunnon tekstiviestejä.
Kun yritystä kiinnostaa työajanseurannan siirtäminen mobiiliin, kannattaa sovellus valita huolella. Sovellusta valitsevien tulee tiedostaa, mikä lukuisista vaihtoehdoista sopii juuri oman työyhteisön tyyliin ja tarpeisiin. Kukin sovellus tarjoaa nimittäin perustyöajanseurannan lisäksi vaihtelevissa määrin erilaisia lisäominaisuuksia ja -palveluita.
