Työajanseurantaohjelmiston valinta on yksi tärkeimpiä päätöksiä yrityksen liiketoiminnan kannalta. Sillä voidaan tehostaa merkittävästi yrityksen jokaisen työntekijän työtehtäviä ja löytää liiketoiminnan pullonkauloja. Työajanseuranta voi viedä kaikilta joko paljon aikaa tai se voi toimia lähes automaattisesti taustalla, jolloin vain raportteja joudutaan tulostamaan parilla klikkauksella.
Miksi työaikaa tulee seurata?
Työajanseuranta on yrityksissä lakisääteinen velvollisuus ja koskee myös yksinyrittäjiä. Käytetty työaika toimii tuntiveloitteisissa töissä palkanmaksun ja laskutuksen pohjana, joten on olennaista tietää paljonko työhön on kulunut aikaa. Sairastapauksissa ja onnettomuuksissa se voi toimia myös yrittäjän sairausvakuutuksen korvauksen perusteena.
Työajanseuranta antaa kuitenkin paljon muutakin dataa yrityksen toiminnasta kuin vain tiettyyn työtehtävään käytetyt työtunnit. Monipuolisella työajanseurantasovelluksella voidaan nähdä kaikki yrityksen liiketoiminnan osa-alueet ja niiden tehokkuus ja kehittämiskohteet. Sovellus kerää taustalla dataa, ja selkeitä ja tarkkoja raportteja on helppo tulostaa parilla klikkauksella.
Oikean sovelluksen valinnassa kannattaa katsoa tulevaisuuteen
Erilaisia sovelluksia vertaillessa on hyvä pohtia, millaisia toimintoja sovellukselta halutaan. Halutaanko perinteisen työajanseurannan lisäksi ohjelmistolta synkronoituvuutta jonkin tietyn laskutusohjelmiston kanssa, vai voisiko laskutusohjelmisto sisältyä ohjelmistoon? Entä tarvitaanko työtehtävissä video- tai chat -keskusteluominaisuutta eri tiimien tai tiimin jäsenten välillä, vai jopa kokonaan virtuaalinen työtila?
Vastauksia kannattaa pohtia tämän hetkisen tilanteen mukaan, mutta huomioida myös muuttuva maailma ja visioida yrityksen tavoitteita ja tulevaisuuden tarpeita. Vaikka sovellus seuraisi pelkästään työaikaa, niin yrityksen henkilöstön tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen ei välttämättä ole mikään kevyt tehtävä, ja siksi ohjelmisto kannattaa valita tulevaisuus mielessä pitäen.
Mainos:
Projektinhallinta- vai työajanseurantasovellus?
Lakisääteisesti yrityksen tarpeisiin riittää työajanseurantasovellus, mutta yrityksen todellisiin tarpeisiin voi projektinhallintaohjelmisto olla järkevämpi. Kaikista projektinhallintaohjelmistoista on mahdollisuus poimia raportteihin myös projektin osa-alueisiin käytetty työaika, ja jos projektinhallintaohjelmisto mahdollistaa monipuolisesti yrityksen toiminnot, niin se toimii myös työajanseurantasovelluksena.
Olennaista sovellusta valittaessa on, että sillä saadaan tarkkaa ja selkeästi ymmärrettävää dataa työtehtäviin ja toimintoihin käytetystä työajasta niin yksittäisen tehtävän osalta kuin myös laajemman kokonaisuuden osalta. Silloin saadaan selkeä kokonaiskuva tilanteesta ja raporteista voidaan helposti nähdä missä osa-alueissa yrityksen liiketoiminnassa on kehittämisen kohteita.
Asennettava sovellus vai pilvipalvelu?
Työajanseurantaohjelmistoja kannattaa vertailla huolellisesti. Monet eri yritykset tarjoavat ohjelmistoja ja nämä voivat vaatia asennuksen yrityksen koneelle ja välttämättä etätyökaluilla ei ohjelmistoon pääse käsiksi. Asennettava ohjelmisto on hyvä ratkaisu silloin, kun yrityksessä ei tehdä etätöitä ja ei matkusteta merkittävästi.
Nykyään kuitenkin monille työntekijöillä on toiveita etätyöskentelystä ja tämä kannattaa huomioida myös tulevaisuutta ajatellen. Etätyön osuuden odotetaan myös kasvavan tulevaisuudessa, jos vain yrityksen työtehtävät mahdollistavat etätyöskentelyn. Se myös tuo lisää vaatimuksia työajanseurantaohjelmistolle, jonka on silloin toimittava missä vain missä on heikkokin nettiyhteys. Pilvipalveluna toimiva ohjelmisto on silloin etulyöntiasemassa asennettavaan ohjelmistoon nähden.
Erilaisia pilvipalveluina tuotettuja sovelluksia on helppo vertailla
Pilvipalveluna tuotettuja ohjelmistoja on tarjolla runsaasti ja erilaisten ohjelmistojen vertailu keskenään voi olla raskas prosessi. Onneksi netissä on eri ohjelmistoista ja sovelluksista kattavasti tietoa ja käyttäjäkokemuksia saatavilla, joten sokkona ei tarvitse eikä kannatakaan lähteä sovellusta valitsemaan.
Sähköpostilla käytävät tarjouspyynnöt ovat yksi tapa vertailla eri ohjelmistoja, mutta se voi olla hyvin raskas ja työläs prosessi. Silti hinta-laatusuhteeseen on aiheellista kiinnittää huomiota, eikä ylimääräisistä toiminnoista kannata maksaa, jos niille ei ole käyttöä. Sovellusta valitessa kannattaa kuitenkin huomioida, että yrityksen tarpeet voivat muuttua nopeastikin ja silloin ohjelmiston muokattavuus tarpeita vastaavaksi on olennaista.
Mekin olemme testanneet useita pilvipalveluina tuotettuja liiketoiminnan kehittämiseen soveltuvia ohjelmistoja, ja niihin lukeutuvat myös työajanhallintasovellukset ja projektinhallintaohjelmistot. Vertailuistamme saat kattavan käsityksen markkinoilla olevista erilaisista ohjelmistoista ja niiden hinnoittelusta.
Vaihtoehtoja yrityksen työajanseurantaohjelmaksi
Työkalun otsikon linkistä pääset tutustumaan tekemäämme arvosteluun.
Visma Entry 
Visma Entry on yksinkertainen mutta monipuolinen työajanseurantatyökalu, joka mahdollistaa reaaliaikaisen työajan kirjaamisen ja kirjatun työajan automaattisen käytössä olevan työehtosopimuksen mukaisen tulkitsemisen.
Visma Entryn tärkeimmät hyödyt:
- Sopii kaikille aloille ja kaikenkokoisille yrityksille
- Ohjelmistoon voi lisätä eri työaikaryhmiä eri työehtosopimuksista
- Hyvä hinta-laatu-suhde
- Pitää sisällään kaikki tarvittavat työkalut työajan seurantaan ja raportointiin
Hinta:
Visma Entry tarjoaa kolme hinnoittelumallia. Mini-paketti maksaa 9 €/kk + 2 €/käyttäjä/kk ja Pro-paketti maksaa 39 €/kk + 7 €/käyttäjä/kk. Lisäksi ohjelmisto tarjoaa isoille yrityksille räätälöidymmän ratkaisun, josta tarjouksen voi pyytää erikseen.
Paymo
Monipuolinen Paymo on hyvä vaihtoehto työajanseurantaan ja laskutukseen niin yksinyrittäjille kuin pk-yrityksellekin. Paymolla onnistuu projektin kokonaisvaltaisen hallinnan.
Paymon tärkeimmät hyödyt:
- Visuaalinen, helppokäyttöinen käyttöliittymä
- Hinta-laatusuhde hyvä pienelle yritykselle
- Työajanseurannan lisäksi mahdollistaa laskutuksen
Hinta:
Paymosta on olemassa ilmaisversio, jonka käyttö rajoittuu 10 käyttäjään. Maksullisia versioita on kaksi, joista edullisempi (Small Office) maksaa 9,95 dollaria käyttäjältä kuukaudessa ja kalliimpi (Business) 15,95 dollaria käyttäjältä kuukaudessa (1.11.2021). Maksulliset versiot tarjoavat enemmän ominaisuuksia, eikä niissä ole käyttäjärajoituksia.
Tutustu Paymon kaikkiin ominaisuuksiin ja hinnoitteluun.
Toggl Track
Toggl Track on moderni versio työaikaraporteista ja kellokorteista. Sen avulla saadaan tietoa työntekijöiden päivittäisistä toiminnoista ja tehdään raportit työstä ja projekteista. Toggl on hyvä vaihtoehto freelancereille, tiimeille ja yrityksille.
Toggl Trackin tärkeimmät hyödyt:
- Helppo työajanseuranta
- Laaja integroitavuus
- Kattavat raportointiominaisuudet
- Tehokkuutta parantava Pomodoro-ominaisuus
Hinta:
Togglissa on neljä erilaista suunnitelmaa, joista ilmaista voivat käyttää maksimissaan viiden henkilön tiimit. Starter-suunnitelman kuukausimaksu on 9 $ käyttäjältä (29.10.2021).
Clockify
Clockifyn ilmaiset ja monipuoliset ominaisuudet tekevät siitä erinomaisen vaihtoehdon etenkin uusille ja hieman pienemmille yrityksille sekä freelancereille. Clockify on helppokäyttöinen työkalu, jonka avulla työhön käytetyn ajan seuraaminen on tehokasta ja vaivatonta.
Clockifyn tärkeimmät hyödyt:
- Kellokortti-ominaisuus
- Tallentaa työpäivään mukaan myös tauot
- Toimii myös offline-tilassa
- Myös palkanlaskenta ja laskutus onnistuu tehokkaasti
Hinta:
Perusversio, joka sisältää valtaosan ominaisuuksista, on ilmainen. Lisäominaisuuksia tarjoavat maksua vastaan Standard-, Pro- ja Enterprise-tasot. Niihin sisältää ilmainen kokeilujakso.
Harvest
Työajanseurannan lisäksi Harvestilla saadaan hallinnoitua tehokkaasti myös projektien kustannuksia sekä laskutusta. Ajanhallintatyökalujen sekä kustannustyökalujen keräämän tiedon pystyy nopeasti muuttamaan sähköpostitse lähetettäviksi laskuiksi. Maksuliikennettä voi tarkastella näppärästi ja ajantasaisesti suoraan sovelluksesta.
Harvestin tärkeimmät hyödyt:
- Helppokäyttöiset ajanhallintatyökalut
- Selkeät taulukot ja muistutukset
- Laaja integroitavuus
Hinta:
Harvestista on saatavilla ilmaisversio, jossa käyttäjiä voi olla vain yksi ja aktiivisia projekteja enintään kaksi. Maksullinen Pro-versio sisältää rajoittamattoman määrän käyttäjiä ja projekteja, ja hyödynnettävissä ovat kaikki Harvestin ominaisuudet. Sen hinta on 12 $ kuukaudessa per käyttäjä (1.11.2021), ja se sisältää 30 päivän ilmaisen testijakson.
Hubstaff
Hubstaffin avulla voidaan seurata työaikoja ja aktiivisuutta myös etänä. Monipuoliset ominaisuudet ja edullinen hinta tekevät tästä varteenotettavan vaihtoehdon pk-yrityksen työajanseurantaan.
Hubstaffin tärkeimmät hyödyt:
- Työn toteutumista ja edistymistä on helppoa seurata seurantaominaisuuksilla
- Kerää laajasti dataa esimerkiksi palkan kertymisestä
- Hyvin helppokäyttöinen
Hinta:
Hubstaffin ilmaisversion saa maksutta, mutta sitä voi hallinnoida vain yksi käyttäjä. Maksulliset versiot Desk Starter {7 $ käyttäjältä/kk), Desk Pro (10 $ käyttäjältä/kk) ja Enterprise (sopimuksen mukaan) tarjoavat lisää ominaisuuksia (hintatiedot päivitetty 1.11.2021).
Tutustu lisää
Aiheeseen liittyviä blogejamme.
