Mitä on digitaalinen fasilitointi?
Digitaalisella fasilitoinnilla ja fasilitoinnilla tarkoitetaan yhteistoiminnan ja erilaisten ideointiprosessien suunnittelua ja ohjausta. Fasilitaattori toimii esimerkiksi työpajan, kokouksen, tapahtuman tai aivoriihen puolueettomana ohjaajana, tehostaen ja mahdollistaen osallistujien keskinäistä vuorovaikutusta. Fasilitointi-sanalla viitataan helpottamiseen, eli fasilitoinnilla nimensä mukaisesti helpotetaan vuorovaikutusta ja tulosten saavuttamista.
Erilaiset yhteystyöprosessit, työpajat ja yhdessä ideoimiset tukevat yrityksen ja organisaation liiketoimintaa. Työpajat ja muut tapahtumat mahdollistavat jokaisen yrityksen työntekijän osallistumisen yrityksen ja sen toiminnan kehittämiseen. Kun korvataan perinteinen ylhäältä-alas-työkulttuuri yhteistoiminnalla, mahdollistetaan uusien ja parempien työtapojen ja prosessien löytäminen.
Mainos:
Osaava fasilitaattori suunnittelee yhteistoiminnan huolellisesti etukäteen
Yhdessä ideoimista tarvitaan erityisesti silloin, kun tarvitaan muutosta tai uusi suunta, mutta ei tiedetä, miten muutos saadaan aikaan. Fasilitaattori on henkilö, joka ohjaa ja mahdollistaa muutoksen.
Fasilitaattori toimii yhteistoiminnan ytimessä, mutta pysyy neutraalina osallistumatta itse ideointiin. Fasilitaattori suunnittelee huolellisesti työpajan tai muun yhteistoiminnan etukäteen ja vie luomisprosessia eteenpäin. Osaava fasilitaattori osaa johdattaa keskustelua oikeaan suuntaan silloin, kun vuorovaikutuksessa on jokin lukko, tai ideoinnissa ei päästä jostain syystä eteenpäin.
Fasilitaattori tunnistaa yhteistoiminnan vaiheet, jotka ovat aloittaminen, selkeytys, ideoiden tuottaminen, toiminnan valmistelu ja lopettaminen. Fasilitaattori huolehtii, että osallistujat tunnistavat vaiheiden merkityksen. Esimerkiksi ideointivaiheessa ei tulisi kritisoida tai tyrmätä esiin nousseita ideoita, vaan kritiikin aika tulee myöhemmin.
Pätevä fasilitaattori tuntee työpajassa käsiteltävän aiheen ja sisällön. Lisäksi fasilitaattorin tulee tuntea fasilitoinnissa käytettävät työkalut.
Osallistujien aktivointi on digitaalisen fasilitoinnin perusta
Oleellinen osa fasilitointia on osallistujien aktivointi ennen tapahtumaa, sen aikana ja sen jälkeen. Kun osallistujilla on mahdollisuus tutustua etukäteen tapahtuman tarkoitukseen ja agendaan, on osallistujan helpompi sitoutua yhteistoimintaan. Osallistujilla tulee olla yhteisymmärrys siitä, mitä muutosta tarvitaan ja miksi. Sitoutuminen toimintaan edistää myös ideoiden siirtymistä konkretiaan työpajan jälkeen.
Perinteisesti paikan päällä tapahtuvassa ideoinnissa ongelmana voi olla se, että osallistujat ovat keskenään erilaisia persoonia. Jotkut ovat puheliaampia ja toiset hiljaisempia. Tämän vuoksi jokainen idea ei välttämättä pääse kaikkien osallistujien tarkasteltavaksi.
Digitaalisessa ympäristössä voi olla helpompaa tuoda esiin kaikki ryhmässä syntyneet ideat. Fasilitaattori voi etukäteen määritellä, miten osallistujat voivat pyytää puheenvuoroa digitaalisella alustavalla etä- tai hybriditapahtumassa. Digitaalisia työkaluja voidaan käyttää kaikissa yhteistoiminnan muodoissa, toteutettiin kokous tai tapahtuma sitten paikan päällä, hybridimallina, tai kokonaan etänä.
Digitaalisessa työkalussa voidaan hyödyntää erilaisia äänestys- ja kyselytoimintoja, jotka tarjoavat hiljaisillekin osallistujille mahdollisuuden tuoda äänensä kuuluviin. Fasilitaattori voi myös jakaa työvaiheet yksilötyöskentelyyn ja pienryhmätyöskentelyyn, joiden tuloksia voidaan tarkastella lopuksi koko tiimiin kesken.
Laadukas ohjelmisto helpottaa digitaalista fasilitointia ja dokumentointia
Perinteisesti työpajoissa ja muussa yhteistoiminnassa on totuttu käyttämään erilaisia fyysisiä dokumentoinnin välineitä. Ideoita on rustailtu posti-it-lappuihin ja fläppitaululle, ja fasilitaattori on naputellut muistiinpanoja sormet tai kynä sauhuten paperille tai tietokoneelle.
Pandemia-aika ei ole ollut ainoa syy digitaalisten välineiden käyttöönotolle, mutta se on vauhdittanut merkittävästi siirtymää kohti virtuaalisia alustoja. Digitaaliset työvälineet helpottavat merkittävästi ideoiden ja niistä syntyneiden tulosten dokumentointia, jakaen vastuuta dokumentoinnista osallistujien ja fasilitaattorin kesken. Ideoiden ja tulosten sujuva ja tehokas dokumentointi helpottaa niiden kanssa työskentelyä työpajan jälkeen.
Miten löytää oikea ohjelmisto digitaaliseen fasilitointiin?
Kun etsii oikeaa ohjelmistoa digitaaliseen fasilitointiin, on hyvä huomioida seuraavat seikat:
1. Helppokäyttöisyys ja intuitiivisuus
On sanomattakin selvää, että työpajassa ei voida enää käyttää aikaa ohjelmiston opetteluun. Työkalun tulisi siis olla niin helppokäyttöinen, että jokainen osallistuja osaa sitä käyttää. Vaihtoehtoisesti osallistujat tulisi kouluttaa työkalun käyttöön ennen työpajaa.
2. Osallistujien aktivointi
Työpajan ja muun yhteistoiminnan ydin on yhteistyö, vuorovaikutus ja yhdessä tekeminen. Digitaalisen fasilitoinnin ohjelmiston tulisi tarjota työkaluja osallistujien aktivointiin ja reflektointiin ja mielipiteenilmaisuun.
3. Ideoiden, keskustelujen ja tulosten dokumentointi
Digitaalisen fasilitoinnin työkalun tulisi tarjota monipuoliset mahdollisuudet työpajassa syntyneiden ajatusten dokumentointiin. Nämä voivat olla digimuistilappuja, digitaalisia fläppitauluja, tai erilaisia ajatuskarttoja. Oleellista on, että dokumentointi on jaettu osallistujien kesken, ja lopputuloksena on aineisto, jonka kanssa on helppo työskennellä työpajan jälkeen.
4. Käyttäjäkapasiteetti
Jokin työkalu voi olla yhdelle tiimille, toinen toiselle. Riippuen tiimin tai organisaation koosta, voivat jotkut työkalut olla auttamatta puutteellisia. Pienelle porukalle voi sopia hyvinkin pelkistetty ratkaisu, suurelle käyttäjämäärälle tarvitaan monipuolisempi ohjelmisto.
5. Toimivuus muiden ohjelmistojen kanssa
Jos työkalussa ei itsessään ole kaikkia haluttuja ominaisuuksia, on tärkeää, että se pelaa yhteen sellaisen ohjelmiston kanssa, josta tarvittava ominaisuus löytyy.
6. Tietoturva
On pidettävä huoli siitä, että ohjelmisto täyttää tarvittavat tietoturvavaatimukset.
7. Hinta
Oleellista ohjelmistohankinnassa on sen hinta. Hintalappua tarkastella tulee kysyä, mistä juuri edustamasi yritys ei voi tinkiä ja mihin sen kannattaa panostaa pitkällä tähtäimellä.
Tutustu näihin digitaalisen fasilitoinnin ohjelmistoihin
Howspace
Howspace-työkalu digitaaliseen fasilitointiin sopii erityisen hyvin suurille yleisöille, sillä alustalla voi työskennellä ja kommunikoida jopa tuhansia käyttäjiä samanaikaisesti. Howspace on saanut palautetta helppokäyttöisyydestä.
Howspace tarjoaa ilmaisen ladattavan oppaan hybridityöskentelyyn, sen malleihin, etuihin, haasteisiin ja niiden voittamiseen.
Lue Howspace-arvostelumme ja tutustu ohjelmistoon.
Flinga
Flinga on suomalainen pilvipalvelu, joka on suunniteltu yhteisölliseen työskentelyyn ja opiskeluun. Se on myös pätevä sovellus digitaalisen fasilitoinnin tueksi.
Lue Flinga-arvostelumme ja tutustu ohjelmistoon.
Mural
Mural on virtuaalinen työtila, joka mahdollistaa yhteistyön tekemisen etänä helpon visuaalisen käyttöliittymän avulla. Muralin ansiosta tiimit voivat ideoida uutta ja edistää käynnissä olevia projekteja.
Lue Mural-arvostelumme ja tutustu ohjelmistoon.
Conceptboard
Conceptboard on virtuaalinen, whiteboard-tyylinen työkalu, jonka avulla yritykset ja tiimit voivat tehdä joustavasti ja tehokkaasti yhteistyötä etänä. Sovellus toimii täysin selaimella ja pilvipalveluna, joten se on käytettävissä missä ja milloin vain.
Lue Conceptboard-arvostelumme ja tutustu ohjelmistoon.
Milanote
Milanote on työkalu, jota voi kutsua virtuaaliseksi työ- ja ideointitilaksi, joka taipuu moneen tarpeeseen. Sitä voi käyttää esimerkiksi ideointisessioiden fasilitointiin, käyttöliittymien suunnitteluun, sekä projektinhallintaan ja mainosten suunnitteluun.
Lue Milanote-arvostelumme ja tutustu ohjelmistoon.
Miro
Miro toimii virtuaalisena valkotauluna, joka helpottaa opiskelija- ja työryhmien työskentelyä luomalla visuaalisen alustan ideointiin ja materiaalien kokoamiseen.
Lue Miro-arvostelumme ja tutustu ohjelmistoon.
