Etätyö on yleistynyt viime aikoina. Pandemian myötä monissa yrityksissä jouduttiin hyppäämään kylmään veteen etätyösuositusten tultua voimaan. Monilla yrityksillä ei ollut valmiita toimintamalleja olemassa, ja etätyöskentelyn toiminnot ja periaatteet jouduttiin kehittämään hyvin nopealla aikataululla. Kiireessä ei ensimmäisenä tullut mieleen tiimin jäsenten kommunikointi etätyöskentelyn käytännöissä.
Toimistolla kommunikointi on luontevaa
Toimistolla työntekijöiden välinen kommunikointi on luontevaa, kun keskustelukumppaneiden ilmeet ja eleet on helppo tulkita kasvotusten käydyissä keskusteluissa. Juuri tämä sanaton viestintä onkin tärkeässä roolissa kaikessa ihmisten välisessä kommunikaatiossa.
Etätyöskentelyssä iso osa sanattomasta viestinnästä jää piiloon, jolloin varsinaiset sanat ja äänenpainot nousevat merkittävään rooliin. Tällöin myös väärinkäsityksien riskit kasvavat. Monet työntekijät ovat kokeneet etätyöskentelyn pitkällä aikavälillä yksinäisemmäksi ja raskaammaksi kuin normaalisti toimistolla työskennellessä.
Haasteet kommunikoinnissa
Etätyössä kommunikointi ei aina ole niin mutkatonta, ja ihmisten erilaiset osaamistasot ja tottumukset voivat olennaisesti vaikuttaa siihen, miten etätyössä kommunikoidaan. Siinä missä yksi mieluiten soittaa kuin laittaa viestiä, toinen voi suosia viestejä tai videopuheluja. Joillekin työntekijöille videoneuvottelujen käyminen voi olla hyvin epämiellyttävää ja vaikeuttaa keskittymistä.
Tärkeää onkin tiedostaa erilaisten tiimin jäsenten kommunikointitavat ja heidän luontaiset ominaisuudet, jolloin kommunikointi saadaan mahdollisimman luontevaksi ja rakentavaksi myös etäyhteyksillä. Tiimin jäsenten tavat ja tottumukset olisikin hyvä kartoittaa jo siinä vaiheessa kun ollaan valitsemassa yrityksen etätyöskentelyn tarpeita vastaavia sovelluksia ja työkaluja.
Etätyöllä on ollut myös positiivisia puolia. Journalistiliiton ja Åbo Akademin tutkimuksen (2021) mukaan etätyö on lisännyt työntekijöiden hyvinvointia ja tuottavuutta.
Miten ehkäistä väärinkäsityksiä etäyhteyksien kommunikaatiossa?
Etäyhteyksillä kommunikoidessa syntyy helposti myös väärinkäsityksiä, etenkin jos kommunikoidaan tekstimuotoisena. Huumori saa myös etätyössä kukkia, mutta tekstimuotoisena se ei toimi aivan samalla tavalla kuin puhuttaessa. Ihmiset lukevat ja tulkitsevat eri ilmaisuja eri tavalla, jolloin yksinkertaisen asian merkitys voi muuttua aivan toiseksi.
Huumorista johtuvia väärinkäsityksiä voidaan minimoida tekstimuotoisessa kommunikaatiossa sopimalla kommunikointitavoista. Työn lomassa käytäviä keskusteluja voidaan höystää myös käyttämällä emojeja, jolloin huumorit saa helposti eriteltyä asiatekstistä.
Asioista voidaan myös olla eri mieltä, mutta tärkeää on tuoda näkemyserot rakentavasti esille. Rakentavalla kommunikaatiolla voidaan etätyöskentelyn kommunikaatiossa saada jopa parempia tuloksia aikaan kuin kasvotusten käydyssä.
Sovellukset ja aikataulut kuntoon
Etäpalaverien haasteena on usein se, että kaikki tiimin osapuolet eivät ole yhtä aikaa paikalla. Jotakuta joudutaan odottamaan ja jollakin tiimin jäsenellä voi olla yhteyksien kanssa ongelmia tai syystä tai toisesta ei pääse kirjautumaan palaveriin. Tärkeää onkin sopia tarkat aikataulut, jolloin jokainen tietää tulla paikalle etäpalaveriin ja ennen palaveria tiimin jäsenten tulee huolehtia siitä, että sovellusten päivitykset ovat aina ajan tasalla. Etätyöskentelyn yhteyksissä saattaa joskus esiintyä operaattorikohtaisia haasteita, joille ei voida mitään, mutta useimmiten yhteysongelmat korjaantuvat sovelluksen päivityksellä.
Mainos:
Kenen puheenvuoro?
Etäpalaverin kokoon kutsuja toimii palaverissa puheenjohtajana ja tiimin kesken onkin sopia millä tavoin puheenvuoroa etäpalaverissa pyydetään. Kaikki eivät voi puhua yhtä aikaa, ja tehokkaassa etäpalaverissa yksi kertoo näkemyksensä kerrallaan. Tekstimuotoisesti käydyissä keskusteluissa myös nopeat kirjoittajat kirjoittavat usein samanaikaisesti, ja hitaammat kirjoittajat voivat kokea jäävänsä syrjään, ellei pelisääntöjä puheenvuoroista ole sovittu etukäteen.
Etätyöskentelyyn on paljon sovelluksia tarjolla
On olemassa lukuisia sovelluksia, joiden avulla etätyö helpottuu. Markkinoilla on runsaasti erilaisia sovelluksia, joilla voi etänä pitää yhteyttä työkavereiden kanssa, mutta työntekijöiden keskuudessa on hyvin eritasoista käyttäjää. Myös jokaisen henkilökohtaiset mieltymykset vaikuttavat paljon kommunikaatiotavoissa, kun kyseessä on etätyö.
Skype oli ensimmäisiä etätyöhon soveltuvia sovelluksia, mutta nykyään tarjolla on monia muitakin. Esimerkiksi Zoom, Slack ja Teams ovat suosittuja sovelluksia etäyhteydenpidossa, mutta tarjolla on myös kokonaisia projektinhallintaohjelmistoja. Näissä ohjelmistoissa voidaan myös samalla pitää videopalavereja tiimin kesken ja sovelluksen valinnassa kannattaa painottaa yrityksen kokonaisvaltaisia tarpeita.
Videopalaverit mahdollistavatkin tiimin välisen kommunikoinnin tehokkaammin, kun osa sanattomasta viestinnästä saadaan välitettyä myös keskustelun toiselle osapuolelle. Joillekin videoyhteyden käyttäminen voi tuntua kuitenkin kiusalliselta, ja videopalavereissa tulee huomioida myös se, mitä palaverin aikana näkyy muille taustalta.
Skype
Tärkeimmät ominaisuudet:
- Ääni ja HD-videopuhelut
- Älykäs viestintä: reaktiot ja emojit rikastuttavat keskustelua
- Oman näytön voi jakaa muille kokoukseen osallistuville
- Puhelun tallentaminen ja reaaliaikainen tekstitys
- Offline-tilassa olevat henkilöt voi tavoittaa edullisilla ulkomaanpuheluilla matka- ja lankapuhelimiin
- Keskustelut pysyvät yksityisinä päästä-päähän-salauksen ansiosta
Hinnat:
Puhelut Skypessä ovat ilmaisia. Maksullisia ovat ainoastaan mahdolliset premium-ominaisuudet, kuten vastaajapalvelu, tekstiviestien lähettäminen ja puhelut lanka- tai matkapuhelimeen tai kokonaan Skypen ulkopuolella.
Tutustu Skypeen lisää heidän omalla sivustollaan.
Zoom
Tärkeimmät ominaisuudet:
- Laajat kokousominaisuudet
- Kokoukseen liittyminen mahdollista missä tahansa ja millä laitteella tahansa
- Videopuhelussa tilaa jopa 100 henkilölle
- Vankat suojausasetukset takaavat häiriöttömät kokoukset. Kokoukset ja salasanat salataan täysin.
Tutustu ominaisuuksiin lisää Zoomin omalla sivustolla.
Hinta:
Ilmainen. Lisäksi hintaan 13,99 € saa käyttöön lisätoimintoja ja pääsee rajoituksista eroon. Suuremmille yrityksille on vielä tarjolla Business- ja Enterprise-paketit.
Tutustu hintoihin lisää Zoomin sivuston Pricing-osiossa.
Slack
Tärkeimmät ominaisuudet:
- Toimii pilvipalveluna
- Käyttäjillä käytössä eri aiheisiin keskittyviä julkisia ja yksityisiä keskustelutiloja
- Sopii kaiken kokoisille ryhmille
- Integraatiot Google Driveen, Trelloon ja Dropboxiin.
Tutustu ominaisuuksiin lisää Slackin omalla sivustolla.
Hinta:
Perusversio on ilmainen. Kehittyneemmät versiot maksavat 6-13 $ kuukaudessa per käyttäjä. Tutustu hintoihin lisää Slackin sivustolla.
Microsoft Teams
Tärkeimmät ominaisuudet:
- Kokoukset, keskustelut, puhelut
- Tiedostoja voi jakaa ja muokata yhdessä
- Mahdollisuus vetää esimerkiksi verkkoseminaaria jopa 1 000 osallistujalle.
- Tiedostot, valokuvat, videot, keskusteluhistoria ja kokousmuistiinpanot ovat aina saatavilla
Hinta:
Microsoft Teams on ilmainen. Lisäksi on mahdollista hankkia maksullinen Microsoft 365 -paketti, jossa Teams on mukana.
Tutustu Microsoft Teamsiin lisää heidän omalla sivustollaan.
