Sähköinen allekirjoitus on työkalu, joka helpottaa sekä sitä hyödyntävän yrityksen että sen asiakkaiden arkea. Sähköisen allekirjoituksen käyttöönotto helpottaa monia perinteisen allekirjoituksen haasteita sekä mahdollistaa monia asioita, joita paperilla ja kynällä ei olisi ikinä mahdollista tehdä.
Mikä on sähköinen allekirjoitus?
Perinteisesti asiakirjat on allekirjoitettu käsin. Se kuitenkin aiheuttaa monenlaista päänvaivaa asiakirjojen säilyttämisen, todentamisen ja logistiikan kannalta. Onneksi nykyteknologian ansiosta allekirjoituksen voi toteuttaa sähköisesti.
Sähköisessä allekirjoituksessa asiakas tai kumppani saa dokumenttinsa sähköisesti, esimerkiksi sähköpostin välityksellä. Sen jälkeen hän allekirjoittaa dokumentin sähköisesti, joko käyttämällä stylusta, kosketusnäyttöä tai vaikkapa pankkitunnuksiaan.
Miten sähköinen allekirjoitus tehdään?
Entä miten tehdä allekirjoitus? Sähköisen allekirjoituksen käyttöönotto ei vaadi koodaamista tai monimutkaisia teknisiä toimenpiteitä. Suurimpaan osaan palveluista tarvitaan vain pdf-muotoiset sopimukset, jotka voidaan ladata palvelun järjestelmään. Tämän jälkeen sopimuksia pystyy lähettämään yksinkertaisesti asiakkaan tai kumppanin sähköpostiin ja palvelu ilmoittaa, kun allekirjoitus on saatu.
Allekirjoitetut ja lähetetyt sopimukset säilyvät palveluiden arkistoissa, joten itse niitä ei tarvitse laittaa säilöön. Toki halutessa ne voidaan myös ladata omalle tietokoneelle.
Sähköinen allekirjoitus maksaa jonkin verran, mutta yrityksistä valtaosalle hyödyt ovat moninkertaisesti kustannuksia suuremmat. Kannattaa siis tutustua tarkemmin erilaisiin sähköisen allekirjoituksen palveluihin ja niiden tarjoajiin, ja miettiä, soveltuisiko palvelu omalle yritykselle!
Sähköisen allekirjoituksen tarjoajia
Linkistä pääset tutustumaan lisää työkalun omalle sivustolle.
Assently 
Assently on yksi Pohjoismaiden laajimmista sähköisistä allekirjoituspalveluista. Sähköisten allekirjoitusten lisäksi se tarjoaa työkaluja, jolla yritys tai organisaatio voi tehokkaasti automatisoida myynti-, hankinta- ja huoltokäyntiprosesseja sekä dokumenttien ja asiakirjojen tallentamista, arkistointia ja jälkikäsittelyjä.
Tärkeimmät hyödyt:
- Assently sisältää 4 erilaista allekirjoitustapaa: vahvan allekirjoituksen kaikissa Pohjoismaissa, sekä tekstiviesti-, kosketusnäyttö- ja pika-allekirjoituksen.
- Isojen tiedostojen ja eri tiedostomuotojen tuki.
- Käyttäjä voi allekirjoittaa useamman dokumentin yhtä aikaa.
- Ohjelmistossa voidaan tarkistaa kaikkien pohjoismaisten yritysten nimenkirjoitusoikeudet Y-tunnuksen perusteella.
- Allekirjoittajalla oikeus lisätä liitteitä.
Hinta (tilanne 13.6.2023):
Assentlyn hinnoittelu ei määräydy allekirjoitusten määrän perusteella, eli tapauksiin kuuluu rajaton määrä allekirjoituksia. Assently tarjoaa eri pakettia:
- Pro: 32 e/kk
- Team: 299 e/kk
- Enterprise: Pyydä tarjous Assentlylta.
Tutustu hintoihin lisää Assentlyn sivuston hinnoittelu-osiossa!
Visma Sign
Visma Signin avulla lähetät ja allekirjoitat sopimukset turvallisesti milloin ja miltä laitteelta tahansa. Visma Signin automaattiset toiminnot säästävät huomattavasti aikaa.
Tärkeimmät hyödyt:
- Vahvan tunnistautumisen allekirjoitukset, jotka toimivat Suomessa, Ruotsissa, Norjassa ja Tanskassa.
- Räätälöidyt kutsupohjat
- Reaaliaikainen seuranta
- Asiantuntijat auttavat neljällä eri kielellä
- Allekirjoitettuja asiakirjoja voidaan säilyttää yrityksen sähköisessä arkistossa jopa 7 vuoden ajan.
Hinta (tilanne 13.6.2023):
Visma Sign tarjoaa neljää eri vaihtoehtoa ominaisuuksien laajuuksien mukaan
- Basic: 10 €/kk
- Professional: 30 €/kk
- Business: 65 €/kk
- Enteprise: Ota yhteys Vismaan
Tutustu hintoihin lisää Visma Signin sivuston hinnoittelu-osiossa!
Finago
Finagon Allekirjoituspalvelu on tarkoitettu asiakirjojen ja sopimusten sähköisiä allekirjoituksia varten. Lisäpalvelun avaus on ilmainen, jos asiakkaan käytössä on ennestään Finagon Procountor- tai Tikon-ohjelmisto.
Tärkeimmät hyödyt:
- Asiakirjojen osapuolet tunnistetaan käyttäen vahvaa sähköistä tunnistamista
- Allekirjoittajan nimenkirjoitusoikeus tarkastetaan Patentti- ja rekisterihallituksen kaupparekisteristä.
- Palvelu varmistaa allekirjoitettavan asiakirjan muuttumattomuuden allekirjoitusprosessin aikana.
Hinta (tilanne 23.6.2023):
Yhden allekirjoituksen hinta on 1,50 €/kpl + ALV 24 %, palvelun avaus 0 €.
Tutustu Finagoon lisää sovellluksen omalla sivustolla.
SignHero
SignHerolla allekirjoitat ja arkistoit asiakirjat vain muutamalla klikkauksella. Allekirjoituspyynnöt lähetetään kätevästi sähköpostitse. Joka viikko SignHeroa käyttää yli 6000 ihmistä ja sillä allekirjoitetaan yli 2000 sopimusta.
Tärkeimmät hyödyt:
- Pdf-dokumenttien allekirjoittaminen ja tallentaminen tietokoneella ja mobiililaitteilla
- Laaja CRM-integroitavuus
- Ei tarvitse luoda erillistä tiliä
Hinta (tilanne 13.6.2023):
SignHeroa voi kokeilla ilmaiseksi 14 päivän ajan, minkä jälkeen sovellusta voi jatkaa maksullisena. Laskutus tapahtuu kuukausittain automaattisesti. SignHero kustantaa 5 e/kk/käyttäjä.
Scrive eSign
Scrive tarjoaa työnkulkujen sähköisen allekirjoituksen ja henkilöllisyyden varmennuksen. Scrive parantaa toiminnan tehokkuutta ja datan laatua. Scriven tarkoitus on tehdä sähköinen allekirjoitus nopeaksi, miellyttäväksi ja turvalliseksi. Vaihtoehtoja on kolme; eSign Online, eSignGo ja eSign API.
Tärkeimmät hyödyt:
- Allekirjoitukset kaikkialla ja millä laitteella tahansa
- Käyttää lohkoketjuteknologiaa, mikä on hyödyksi mahdollisissa riitatilanteissa
Hinta (tilanne 13.6.2023):
- Essentials: 18 €/kk per käyttäjä (30 päivän ilmainen kokeilu)
- Business: 35 €/kk per käyttäjä (30 päivän ilmainen kokeilu)
- Enterprise: varaa demo
Tutustu hintoihin lisää Scriven sivuston hinnat-osiossa
Mainos:
Sähköisen allekirjoituksen erilaiset muodot
Sähköistä allekirjoitusta tarjoavat useat eri toimijat. Palveluissa on merkittävästi eroja, joten kannattaa tutustua hyvin tarkkaan siihen, miten erilaiset palvelut toimivat ja miettiä omalle yritykselle parhaiten soveltuva ratkaisu.
Tällä hetkellä on selvästi yleistymässä sähköisen allekirjoittamisen tapa, jossa allekirjoitus tehdään verkkopankkitunnusten tai muiden kahdenkertaisten tunnistautumismetodien avulla sen sijaan, että ruudulle väännettäisiin hiirellä tai styluksella oikeaa allekirjoitusta muistuttavaa harakanvarvasta.
Tällä metodilla turvallisuus ja varmuus on korkeaa tasoa, ja se perustuu teknologiaan ja ratkaisuihin, jotka eivät käytännössä sulje ketään palvelun ulkopuolelle. Lähes kaikilta ihmisiltä löytyvät verkkopankkitunnukset. Tämä metodi myös soveltuu sekä kuluttajien että yritysten välisten sopimusten allekirjoittamiseen.
Palvelua valitessa kannattaa ottaa tämä huomioon, eikä valita palvelua joka käyttää jo vanhentuneita sähköisen allekirjoituksen tapoja.
Mitä hyötyä sähköisestä allekirjoituksesta on?
Tilanteessa, jossa allekirjoitus ei onnistu kasvotusten, sähköposti kulkee moninkertaisesti nopeammin kuin perinteinen posti. Tämän avulla allekirjoitukset saadaan nopeammin ja työhön päästään välittömästi.
Kun sähköiseen allekirjoitukseen siirrytään, voidaan vanhat arkistokaapit heittää roskalavalle, sillä sähköisesti allekirjoitetut dokumentit säilyvät kovalevyllä tai pilvipalvelussa erittäin kevyesti ja varmasti. Hyvästi hukkaan menneet sopimuspaperit!
Allekirjoituksia on suhteellisen helppo väärentää. Sähköinen allekirjoitus, jossa asiakas tunnistautuu pankkitunnuksillaan tai muulla kahdenkertaisella tunnistautumismetodilla tuo turvaa yritykselle, sillä varkaiden ja petosten tekijöiden on vaikeampi saada näitä tunnuksia käsiinsä.
Tietyissä tilanteissa yhä käsin allekirjoitus voi tuoda arvokkuutta tai vakavuutta, mutta suurin osa asiakastilanteista on hektisiä ja kiireisiä. Näissä tilanteissa on paljon vakuuttavampaa, kun kummankaan osapuolen ei tarvitse odotella printterin raksutusta, vaan asiakirjat voidaan hoitaa helposti maaliin.
Esimerkiksi asuntokaupan papereiden laatiminen ei ole mikään kädenkäänteessä tehtävä homma. Tästä syystä usein pankissa istutaan ison pöydän ääressä pitkiä aikoja, vaikka kaupat on käytännössä jo sovittu. Kun käytetään sähköisiä dokumentteja ja allekirjoitusta, voidaan kaupat tehdä missä tahansa osapuolet sattuvat olemaankaan, sillä allekirjoituksen voi hoitaa millä tahansa laitteella.
