Vaikka yrityksen perustaminen on suhteellisen helppoa liikeidean keksimisen jälkeen, yrityksen kaikki muut asiat vaativat suunnitelmallista toimintaa ja miettimistä. Yksi pohdinnan arvoinen asia on, kuinka hoitaa yrityksen kirjanpito. Pienen toiminimen kirjanpito hoituu monesti yrittäjän omalla tekemisellä, ja isoilla osakeyhtiöillä on oma taloushallinnon osasto.
Erilaisilla yrityksillä on myös erilaisia vaatimuksia kirjanpito-ohjelmille. Pieni toiminimiyrittäjä voi selvitä jopa ilman erillistä kirjanpito-ohjelmaa, kun taas osakeyhtiöille kirjanpito-ohjelma on ehdoton sujuvan arjen varmistamiseksi.
Kirjanpito-ohjelma pienyrittäjälle
Vaikka monet pienyrittäjät selviäisivätkin ilman omaa kirjanpito-ohjelmaa, monet lopulta haluavat sellaisen viimeistään vuosien yrittäjyyden jälkeen. Toiminimiyrittäjät haluavat kirjanpito-ohjelmalta helppokäyttöisyyttä ja selkeyttä, sillä he hoitavat usein kirjanpitonsa itse kiireen keskellä. Siksi ohjelma ei voi olla liian vaikeakäyttöinen, eikä siinä pidä olla monimutkaisia ja tarpeettomia toimintoja.
Osakeyhtiön toiminta on jo monesti sen verran suurta, että kirjanpito-ohjelman täytyy olla monta osa-aluetta kattava, kuten esimerkiksi laskutus palkanlaskenta ja raportointi. Isoilla osakeyhtiöillä on myös varaa investoida kattavaan kirjanpito-ohjelmaan.
Yritysten vaatimukset kirjanpito-ohjelmille
Pienen toiminimiyrittäjän vaatimuksia kirjanpito-ohjelmalle ovat usein helppokäyttöisyys, yksinkertaiset toiminnot ja verkkopohjaisuus. Pienet toiminimiyrittäjät pärjäävät helposti hoituvalla kirjanpidolla ja laskutuksella ja näinpä ohjelman olisi hyvä sisältää vähintään nämä asiat. Pieniltä toiminimiyrittäjältä harvemmin vaaditaan erilaisten raporttien tekemistä. Pienelle toiminimiyrittäjälle riittää siksi yleensä pakollisten tuloslaskelman ja taseen laatimiset, mikä yksinkertaisilla kirjanpito-ohjelmilla hoituu mainiosti.
Mainos:
Osakeyhtiön kirjanpidossa omat vaatimukset
Osakeyhtiön kirjanpito-ohjelman vaatimukset ovatkin jo hieman vaativampia, sillä osakeyhtiön toiminta on selvästi suurempaa. Osakeyhtiöt saattavat arvostaa myös helppokäyttöisyyttä, mutta toimintoja pitäisi olla jo hieman enemmän kuin pienellä toiminimiyrittäjällä. Osakeyhtiön kirjanpito-ohjelman on hyvä sisältää esimerkiksi palkanlaskenta, sillä monesti osakeyhtiöillä on työntekijöitä, joiden palkat on maksettava. Osakeyhtiön omistajat haluavat yleensä myös reaaliaikaisia raportteja, jotka saadaan helposti kirjanpito-ohjelmasta.
Kirjanpito ja laskutus samassa ohjelmassa
Kirjanpidon ja laskutuksen seuranta on tärkeää sekä isoille että pienille yrittäjille. Monet haluavat, että kirjanpito ja laskutus tapahtuu saman ohjelman kautta. Se ei silti ole välttämätöntä, sillä tarjolla on monia hyviä laskutusohjelmia, joiden avulla laskutus sujuu kätevästi.
Suuret osakeyhtiöt haluavat seurata mahdollisesti tarkemmin kirjanpitoa ja taloutta jolloin kirjanpito-ohjelmasta olisi hyvä saada reaaliaikainen seuranta nopeasti. Pienyrittäjät puolestaan voivat seurata kirjanpito helpommin jopa ilman ohjelmistoa. Suuryritykset toivovat myös laskutukselta tehokasta ratkaisua, kun taas pienyrityksillä riittää manuaalisempikin laskutus.
Suosituimmat kirjanpito-ohjelmat
Suosituimmat kirjanpito-ohjelmat (linkit vievät ohjelman sivustolle):
- Simplbooks: Tämä edullinen ja helppokäyttöinen kirjanpito-ohjelma on suunniteltu pienyrittäjän tarpeisiin.
- Accountor Finago: Nopeasti käyttöön otettavassa Finagossa laskutus perustuu yrityksesi tapahtumiin ilman ylimääräisiä kuluja. Tarjolla myös ilmainen asiakaspalvelu sekä 24/7 toiminnassa oleva ohjekirja.
- Visma Netvisor: Hyödyllinen sekä pienille että suurille yrityksille. Pitkälle viety automaatiotaso – peräti 97 % tositteista syntyy automaatiolla.
- Asteri: Monipuoliset toiminnot ja kattavat tulostevaihtoehdot. Asterin mukana tulevat valmiit
- tilikartat ja tilinpäätösrungot eri yhtiömuodoille.
- MeritAktiva: Helpotusta taloushallinnon rutiineihin edullisesti niin osakeyhtiöille, toiminimille, yhdistyksille kuin taloyhtiöillekin.
- Heeros: Tämä automatisoitu, moderni ja jatkuvasti kehitettävä kirjanpito-ohjelma toimii pilvipalveluna.
- Procountor Solo: Yksinyrittäjille suunniteltu ohjelmisto. Kuukausimaksu määräytyy yrityksesi liikevaihdon mukaan.
Kirjanpito-ohjelma ilmaiseksi
Täysin ilmaisia kirjanpito-ohjelmia saattaa olla vaikea löytää, mutta useimmissa ohjelmissa on tarjolla ilmainen kokeilujakso. Sillä lailla yrittäjä voi kokeilla ilmaiseksi, sopiiko ohjelma juuri itselle. Monissa ohjelmissa ei ole sitoutumispakkoa, jolloin kokeileminen on ilmaista ja helppoa, eikä sitä ole ilmaisjakson jälkeen pakko ottaa käyttöön. Pienen ja suuren yrittäjän kannattaakin tutustua erilaisiin vaihtoehtoihin ja hyödyntää ilmaiset kokeilujaksot, sillä niiden avulla yrittäjä näkee, mikä ohjelma toimii itsellä parhaiten. Lisäksi eri yrittäjillä saattavat toimia parhaiten eri ohjelmat, eli naapuriyrittäjän suositus ei välttämättä auta kirjanpito-ohjelmaa valitessa.
Kirjanpito onnistuu ilmaiseksi muun muassa seuraavien ohjelmien avulla:
- Kitsas: Kohdennettu nimenomaan suomalaiseen kirjanpitoympäristöön. Hyvät perustoiminnot sekä mukavasti lisäherkkuja.
- Tilitin: Kahdenkertaiseen kirjanpitoon tarkoitettu selkeä kirjanpito-ohjelma.
Kirjanpito Excelillä
Jos yritys on pieni, yrittäjä saattaa pärjätä jopa ilman erillistä kirjanpito-ohjelmaa. Pienen yrityksen kirjanpito hoituu esimerkiksi Microsoft Officen ohjelmilla. Microsoft Officen ohjelmista Exceliä voi hyödyntää kirjanpidossa ja laskutuksessa. Pieni maksu tosin tulee Office-ohjelmiston hankkimisesta, mutta se on pientä verrattuna erillisiin kirjanpito-ohjelmiin. Tällöin yrittäjä säästää myös kirjanpitokuluista, jos hankkii Microsoft Officen. Se saattaa vaatia hieman enemmän työntekoa, mutta monelle Officen ohjelmat ovat jollain tasolla tuttuja jo ennestään, mikä helpottaa urakkaa.
Panosta oikean ohjelman etsimiseen
Sekä suur- että pienyrittäjänkannattaa tutustua eri vaihtoehtoihin tarkasti ja huolellisesti. Minkään valinnan ei tarvitse olla lopullinen, ja ohjelmaa voi aina vaihtaa.
