Laskutusohjelma helpottaa työtä ja keventää työpäiviä. Hyvällä ohjelmalla voi tehdä ja lähettää laskut vaivattomasti. On tärkeää valita omiin tarpeisiin parhaiten soveltuva ohjelma, jotta se toimisi arjessa moitteettomasti.
Osa laskutusohjelmista on ilmaisia. Ilmainen laskutusohjelma täyttää pienen yrityksen perustarpeet varsin helposti.
Miten laskutusohjelma hyödyttää yritystä?
Laskutusohjelman avulla pidetään yrityksen talous kunnossa. Pienyrityksille suunnitellulla laskutusohjelmalla seurataan laskujen elinkaarta. Laskutuksen vaiheita ovat mm. niiden laatiminen sekä lähetys joko postitse, verkkolaskuna tai sähköpostitse. Maksusuorituksia on seurattava maksuvalvonnalla, sekä huomioitava mahdolliset maksukehotukset ja perintä.
Koko laskutusprosessin hoitaminen manuaalisesti on työlästä ja aikaa vievää. Laskutusohjelman hyötyihin kuuluu ajan säästäminen, virheiden minimointi ja liiketoiminnan tehostaminen. Laskutus on oleellinen osa yrityksestä luotavaa haluttua mielikuvaa. Jokainen lasku on mahdollisuus lisämyyntiin ja markkinointiin, joten se kannattaa hyödyntää.
Mainos:
Paras laskutusohjelma pienyritykselle
Tähän on listattu hyviä vaihtoehtoja pienyrityksen laskutusohjelmaksi. Otsikon linkistä pääset vierailemaan työkalun omalla sivustolla.
Helpostilasku.fi 
Tämä laskutusohjelma on tehty ennen kaikkea pienyrityksiä ja yrittäjiä silmällä pitäen. Halvimmillaan sovelluksen saa käyttöön 5 eurolla kuukaudessa. Sitä voi kokeilla ilmaiseksi 30 päivän ajan.
Nettilasku
Nettilasku tarjoaa laskutuksen, palkkatiedot, ostot ja kirjanpidon samassa työkalussa. Saat itse päättää käytätkö pelkkää laskutusohjelmaa, vai haluatko muitakin taloushallinnon työkaluja. Hinnat alkavat 9 €/kk ylöspäin + alv.
Tietosuunta
Tietosuunnan taloushallinto-ohjelmat pyrkivät tehokkaaseen työskentelyyn uudistuvassa nettimaailmassa. Ohjelman miniversio on ilmainen. Maksullinen versio maksaa 29€/kk ja sisältää lisäksi automaattisen e-laskujen, verkkolaskujen postilaskujen ja sähköpostilaskujen reitityksen.
Meritaktiva
Meritaktivan monipuolisista ominaisuuksista hyötyvät kokeneetkin ammattilaiset. Se tehostaa työntekoa ja on myös edullinen. Meritaktivalla on myös online-tuki, joka päivystää 24/7.
Meritaktiva tarjoaa ilmaisen kokeilujakson, jonka aikana voi syöttää 100 laskua tai muuta tositetta 6 kuukauden ajan. Muuten halvin versio maksaa 19 € + alv. / kk.
Visma
Visma mainostaa itseään yhdeksi Euroopan johtavista ohjelmistoyrityksistä. Sen laskutuspalvelu vapauttaa resursseja, nopeuttaa saatavien kotiutumista ja pienentää luottotappioriskiä,
Visman kotisivuilla voi jättää tarjouspyynnön laskutuspalvelusta, minkä jälkeen yrityksen asiantuntijat ottavat sinuun yhteyttä.
Scoro
Scoro on helppokäyttöinen laskutusohjelma, joka tunnetaan laajoista raportointiominaisuuksistaan. Scorolla pystyy kokoamaan laskuja, automatisoimaan laskutuksia sekä saamaan kokonaiskuvan oman yrityksen taloudesta. Scoron pystyy myös integroimaan lukuisiin muihin sovelluksiin.
Scoroa voi kokeilla ilmaiseksi 14 päivän ajan, minkä jälkeen halutessaan voi ostaa itselleen parhaiten sopivan maksullisen version. Niistä halvin, Essential, kustantaa maksutavasta riippuen noin 20 euroa kuukaudessa per käyttäjä.
FreshBooks
FreshBooks sopii etenkin pienyrittäjille. Sillä voi lähettää laskuja suoraan laskutettavan sähköpostiin sekä merkitä ylös niin laskuja, työtunteja kuin kulujakin. Sovellus säästää aikaa, kun laskujen lähettämisen voi automatisoida toistuvaksi, ja asiakkaat voivat maksaa laskunsa kätevästi haluamallaan tavalla. Lisäksi FreshBooks tekee automaattisesti laskelmat veroista lähtien.
Halvin FreshBooks-versio on Lite, joka maksaa 7,50 dollaria kuukaudessa per käyttäjä. Suosituin on 12,50 dollaria kuukaudessa per käyttäjä maksava Plus.
FreshBooksin asiakastukea on kehuttu, ja sovellus tarjoaa myös linkkejä laadukkaisiin opastusvideoihin.
Quickbooks
Quickbooksin avulla voit luoda kustomoidut, itsesi näköiset laskut. Voit seurata laskujen maksamisen edistymistä niin tietokoneelta, älypuhelimelta kuin tabletiltakin. Laskut voidaan automatisoida ja lähettää asiakkaalle juuri silloin kun haluat. Quickbooks muistuttaa eräpäivistä sinulle automaattisesti.
Quickbooks tarjoaa 30 päivän ilmaisen kokeilujakson. Quickbooksin versioista halvin on nimeltään Simple Start ja se maksaa 7,50 € kuukaudessa.
Ilmaisia vaihtoehtoja pienyrityksen laskutusohjelmaksi
Ilmaisiakin laskutusohjelmia löytyy. Ne täyttävät pienen yrityksen perustarpeet varsin helposti ja ilmaiseksi. Liiketoiminnasta riippuen ne voivat olla täysin riittäviä. Monet ilmaiset laskutusohjelmat tarjoavat lisäominaisuuksia maksua vastaan.
Zervant
Suomalaisella Zervantilla voidaan luoda ja lähettää laskut vain muutamassa minuutissa. Tavanomaisen laskutuksen lisäksi Zervant tarjoaa verkkolaskutuksen, joka toimii myös mobiilissa.
Vaikka Zervant on ilmainen, sillä voi luoda ja lähettää laskuja rajoittamattomasti sähköpostilla tai pdf:nä. Tarjolla on myös Premium-versio, joka tarjoaa lisäpalveluita, kuten laskujen lähettämisen postitse sekä verkkolaskut. Kaikkiaan maksullisia versioita on kolme erilaista: Startti, Pro ja Kasvu.
Isolta Arkhimedes
Isolta Arkhimedes on suomalainen yritys, joka on kasvanut nopeasti myös ulkomaille Sen kattavat ominaisuudet helpottavat sen laskutusominaisuuksia. Laskua luodessa se esimerkiksi kaivaa osoitetiedot puolestasi suoraan asiakasrekisteristä. Vanhan laskun pohjaa voi käyttää kopiona, mikä nopeuttaa uuden laskun tekemistä. Laskun voi lähettää asiakkaan toiveen mukaisesti joko itse tai sitten Isoltan oman verkkolaskupalvelun kautta verkkolaskuna, sähköpostina tai tulostuspalveluna.
Arkhimedeksen online-palvelu on kytköksissä Bisnoden tietojärjestelmään. Sen ansiosta asiakkaan osoitetiedot löydetään haun pelkän nimen perusteella automaattisesti. Integraation ansiosta voidaan myös tarkistaa asiakkaan mahdolliset maksuhäiriömerkinnät. Arkhimedekseltä saa kuukausittain kirjanpitoraportin, jonka avulla kirjanpitäjä saa helposti kirjattua myyntitapahtumat.
Isoltan ilmaisversiolla voidaan lähettää korkeintaan kymmenen laskua vuodessa. Pro- ja Premium-versioissa laskuja voidaan lähettää rajattomasti.
Harvest
Harvest on helppokäyttöinen työkalu, jonka ominaisuudet auttavat myös ajanhallinnassa ja kulujen ja projektien hallinnassa. Ajanhallintatyökalujen sekä kustannustyökalujen keräämä tieto voidaan helposti muuttaa sähköpostitse lähetettäviksi laskuiksi. Laskutustyökalun voi integroida Stripen ja PayPalin kanssa.
Harvestin ilmaisversion lisäksi on saatavilla Free- ja Pro-versiot, jotka tarjoavat rajattomampia ominaisuuksia.
Hyvän laskutusohjelman ominaisuuksia
Hyvä laskutusohjelma hyödyntää automaatiota
Laskutusohjelmien tarjoajat tuovat esille ainakin mahdollisuudet ostolaskujen tekoon ja niihin liittyvät euromääräiset alennukset. Kun laskutuksen halutaan olevan mahdollisimman automatisoitua, on mahdollista lähettää laskuja ajastetusti ja toistuvasti.
Automaatio huomioiden pankkiyhteyksien on toimittava moitteettomasti ja ohjelmasta suoraan lähtevät tekstiviestimuistutukset ovat asiakasystävällinen tapa huolehtia laskujen maksuseurannasta.
Koontilaskut asiakkaittain
Kun myyntiä tai erillisiä myyntiartikkeleita on useita, asiakas toivoo usein helppolukuisia koonti- tai ryhmälaskuja. Kaikkien työtä helpottaa, mikäli tositteet ja kuitit saadaan laskujen kanssa samaan ohjelmaan. Jotkin laskutusohjelmat ylläpitävät tuotteiden varastosaldoja.
Oleellinen ominaisuus, joka helpottaa työtä kuin työtä, ovat ohjelmassa tehtävät tarjoukset ja tilausvahvistukset, kaikki nätisti asiakkaan tiedoista löydettävissä. Asiakasrekisterin ylläpito ja siihen asiakas- ja tuotetietojen tuonti pitää asiat järjestyksessä. Lisäominaisuus, jota ei välttämättä tule aina ennakkoon ajatelleeksi, on ajopäiväkirja, jota myös laskuja varten tarvitaan.
Käyttöliittymä ja turvallisuus
Laskutusohjelmien käyttöliittymän mukautuvuus on hyvä huomioida, mikäli haluaa tehdä laskutusta usealla eri laitteella. Tietoturvan merkitys on kasvanut ja osa ohjelmista huomioikin tämän hienosti. Tarkistettaviin ominaisuuksiin tulisikin kuulua salatun yhteyden käyttö. Pienyrityksissä tehtävä työ ei aina katso aikaa eikä paikkaa. Kannattaa siis huomioida, että laskutusohjelma toimii mistä vain ja milloin vain.
Mobiilisovellus on kätevä kun tarvitaan kuittien skannausta, tositteiden selausta tai dokumenttien jakamista. Osa ohjelmista mahdollistaa kätevästi myös rahtikirjat, rahoituksen ja raportoinnin.
Tutustumisjakso
Vaihtoehtojen runsas tarjonta ja kaikkien ohjelmien vertailu on helpompaa, mikäli on mahdollisuus tutustumisjaksoon. Asiakaspalvelua on laskutusohjelman puolesta monilla saatavilla juuri silloin, kun apuja tarvitaan. Asiallisilla palvelun tarjoajilla on selkeästi yhteystiedot näkyvissä ja viesteihin vastataan parhaimmillaan samantien. Käyttötasosta saattaa riippua asiakaspalvelun yhteydenpitokanavat. Niitä ovat mm. puhelin, sähköposti, chat ja monilta sivuilta löytyvä FAQ, eli usein kysytyt kysymykset.
Yrityksen koon asettamat vaatimukset laskutusohjelmalle
Markkinoilla on paljon erilaisia laskutusohjelmia. Osa niistä on hyvin yksinkertaisia mutta silti täysin toimivia. Vaatimustason kasvaessa myös vaihtoehtoja löytyy. Ohjelmissa on paljon lisäominaisuuksia ja -palveluja.
Toiminimi ja mikroyritys
Kun laskutuksen tarve on vähäistä, on sen silti hyvä olla ammattimaista. Tarvittavia ohjelmalle asetettavia ominaisuuksia voivat olla esimerkiksi mahdollisuus laskujen rajattomaan määrään, asiakas- ja tuoterekisteriin, sekä edulliseen hintaan. Laskujen lähettäminen ja vastaanottaminen verkossa on edullista ja nopeaa.
PK-yritys
Kun yritystoiminta on vakiintunutta ja laskujen määrä kasvussa, tärkeitä kriteerejä ohjelmavaatimuksille ovat varmasti mahdollisuus tehdä verkkolaskuja, myyntireskontran ylläpito ja tilausten hallinta. Yritykselle voi olla tärkeää luoda vaivattomasti oman näköisiä laskumalleja ja -pohjia.
Yritystoiminnan kasvaessa myös laskujen määrä kasvaa. Tärkeitä ominaisuuksia edellä mainittujen lisäksi voivat olla esimerkiksi varastohallinta, sekä mahdollisuudet tehdä koontilaskuja ja toistuvia laskuja. Turvallisuuden vuoksi on tärkeää saada kaikesta varmuuskopiot ja huolehtia päivityksistä.
