Mihin ongelmaan Assently tarjoaa ratkaisun?
Assentlyn avulla voidaan allekirjoittaa virallisia asiakirjoja, vaikka osapuolet olisivat fyysisesti eri paikoissa, kuten eri kaupungissa tai eri maassa. Ohjelmiston avulla allekirjoitukset voidaan hoitaa missä ja milloin vain, ilman asiakirjojen tulostamista ja skannaamista. Tämä Assently arvostelu tarjoaa katsauksen osaan Assentlyn kattavista ominaisuuksista.
Assentlyn avulla kaikki allekirjoitetut dokumentit tallentuvat suoraan Assently-palvelun arkistoon, eli asiakirjoja ei tarvitse etsiä monesta paikasta. Automaatiolla ja integraatiolla voidaan asiakirjat tallentaa myös ulkoisiin arkistoihin.
Ohjelmistolla hoituvat niin autoliikkeiden tarkastusraporttien, hotellien ulos- ja sisäänkirjautumisdokumenttien kuin siivousyrityksen lomakkeiden allekirjoitus ja dokumentointi. Assently tarjoaa myös laajat tunnistautumisvaihtoehdot, kuten puhelimessa tai chat-alustalla tunnistautumiseen tarkoitetun LiveID-palvelun. Tämän ominaisuuden avulla voivat muun muassa vakuutusyhtiöiden asiakkaat tunnistautua esimerkiksi pankkitunnuksilla puhelimessa ilman, että asiakkaan tarvitsee kertoa henkilötunnustaan asiakaspalvelijalle.
Kenelle Assently sopii?
Assently tarjoaa ratkaisun kaikilla aloilla toimiville ja kaikenkokoisille yrityksille, yhdistyksille ja organisaatioille, jotka haluavat vähentää allekirjoituksiin kuuluvia työvaiheita, minimoida manuaalisen työn sekä automatisoida kaikki allekirjoituksen jälkeen tapahtuvat prosessit.
Assentlyn ominaisuuksia
4 allekirjoitustapaa
Assently sisältää 4 erilaista allekirjoitustapaa: vahvan allekirjoituksen kaikissa Pohjoismaissa (pankkitunnuksella, mobiilivarmenteella ja DVV-korttiallekirjoituksen), sekä tekstiviesti-, kosketusnäyttö- ja pika-allekirjoituksen. Tekstiviesti- ja kosketusnäyttöallekirjoituksien avulla Assentlya voidaan käyttää kansainvälisesti.
Isojen tiedostojen ja eri tiedostomuotojen tuki
Assentlyssa asiakirjojen enimmäiskoko on 100 MB ja niitä voi olla yhteensä 500 MB edestä. Lisäksi ohjelmistoon voi julkaista dokumentin melkein missä tahansa tiedostomuodossa. Tiedostoja ei siis tarvitse muuttaa PDF-tiedostoksi, sillä palvelu hoitaa sen automaattisesti, jolloin työaikaa säästyy.
Massa-allekirjoitus ja massalähetys
Assentlyn palvelussa käyttäjä voi allekirjoittaa useamman dokumentin yhtä aikaa. Palvelussa voi myös lähettää asiakirjan tai lomakkeen täytettäväksi monelle vastaanottajalle ja allekirjoitetut asiakirjat palautuvat arkistoon yksitellen sitä mukaa, kun ne allekirjoitetaan.
Nimenkirjoitusoikeuden tarkistus
Assentlyssa voidaan tarkistaa kaikkien pohjoismaisten yritysten nimenkirjoitusoikeudet Y-tunnuksen perusteella. Ominaisuudesta hyötyvät muun muassa B2B-kauppaa tekevät leasingyhtiöt, joiden prosesseissa on oleellista varmistaa, että asiakirjan tai sopimuksen on allekirjoittamassa nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö.
Allekirjoittajalla oikeus lisätä liitteitä
Kun henkilö allekirjoittaa asiakirjan Assentlyssa, voi hän liittää dokumenttiin liitteen, kuten työntekijän verokortin tai henkilöllisyystodistuksen kopion työsopimuksen allekirjoituksen yhteydessä. Liitteiden liittäminen voidaan myös asettaa pakolliseksi.
Allekirjoitusjärjestys ryhmissä
Assentlyssa voidaan allekirjoittajista luoda ryhmiä, joille voidaan asettaa allekirjoitusjärjestys. Esimerkiksi tilinpäätös voidaan asettaa allekirjoitettavaksi ensin hallituksen jäsenille ja vasta sen jälkeen tilitarkastajalle.
Dokumentin palauttaminen ja uudelleenlähettäminen
Assentlyssa asiakirjoja voidaan helposti palauttaa ja muokata myös sen jälkeen, kun ne on kertaalleen lähetetty allekirjoitettavaksi. Allekirjoitusprosessia voidaan myös seurata reaaliaikaisesti suoraan palvelussa. Dokumentteja voidaan kommentoida sekä kopioida, jolloin asiakirjojen luomista ei tarvitse aloittaa joka kerta alusta.
Paikka-, aika- ja päätelaiteriippumaton palvelu
Assently on selainpohjainen mobiiliin skaalautuva palvelu, jota voi käyttää päätelaiteriippumattomasti missä ja milloin vain.
Assently isoille yrityksille
Yksi Assentlyn isoille yrityksille tarjoama ominaisuus on SSO (Single sign-on) -mahdollisuus, mikä helpottaa käyttäjien sisäänkirjautumisprosessia. Ohjelmistolla asiakkaat voivat luoda erilaisia rooleja ja asettaa henkilöille erilaisia käyttöoikeuksia eri tileille. Tilejä voidaan rakentaa hierarkkisesti ylä- ja alatileiksi, joissa päätiliä käyttää esimerkiksi hallinto ja alatilejä myynti-, talous- ja hankintatiimit. Ohjelmistossa voidaan myös luoda kokonaan erillisiä tilejä, jotka eivät ole sidoksissa muihin tileihin. Tällainen tili voi esimerkiksi olla HR- tai lakiosaston tili.
Assently pk-yrityksille
Pk-yrityksille Assently tarjoaa erittäin helposti käyttöönotettavan selainpohjaisen ohjelmiston, jolla yritys pääsee hetkessä lähettämään sopimuksia allekirjoitettavaksi. Assentlylla pk-yritykset saavat pienellä investoinnilla käyttöönsä laajan palvelun, joka vähentää merkittävästi dokumenttien allekirjoituksiin ja arkistointiin kuuluvia manuaalisia työvaiheita.
Assently julkishallinnon organisaatioille
Assently sopii erinomaisesti sähköisen allekirjoituksen ohjelmistoksi julkishallinnon organisaatioille. Ohjelmisto pitää sisällään DVV-korttimahdollisuuden, jos sitä halutaan käyttää. Ohjelmistossa on myös integraatio monen julkishallinnon käyttämään Tweb SÄHKE2-arkistointiin. Assentlyssa on mahdollista käyttää asiakirjoja laajasti eri formaateissa, kuten PDF-, HTML- ja Custom Web Forms -lomakkeina. Ohjelmiston laajat tunnistautumispalvelut tekevät siitä julkishallinnon organisaatiolle kätevän työkalun. Assently on myös Luotettava Kumppani, ja sillä on ISO27001- ja Traficomin luottamussertifikaatit.
Integraatiot
Assentlyssa on selkeä rajapinta, mikä mahdollistaa laajat ja monipuoliset integraatiot eri järjestelmiin. Palvelua voi käyttää Sharepointin kanssa osana sopimushallintopalvelua. Assentlyn voi integroida CRM-järjestelmiin, jolloin myyntisopimukset voidaan lähettää CRM-järjestelmästä suoraan allekirjoitettavaksi. Myös esimerkiksi monet isännöintiyritykset käyttävät Assentlya integraatioiden ansiosta monipuolisesti muiden järjestelmiensä kanssa.
Assentlyn asiakkaat ovat rajapinnan avulla tehneet integraatiot muun muassa M-files- ja Canon Therefore -sopimuksenhallintapalveluihin, Snowflake-analytiikkapalveluun ja moneen muuhun. Assentlyn oman rajapinnan lisäksi ohjelmistossa on monia valmiita integraatioita, kuten Microsoft Power Automate -liitin. Ohjelmistossa on integraatiot myös Sympa-, Teamtailor -, Microsoft Dynamic-, Salesforce-, ja Upsales -ohjelmistoihin.
Assently kokemuksia
Assentlylla on useita tyytyväisiä asiakkaita, kuten DNA, Rastor-instituutti, Afry ja Vattenfall. Assently on saanut erityisesti kiitosta asiakaspalvelustaan ja rajapinnastaan, varsinkin tänä vuonna julkaistusta uudesta versiosta. Ohjelmisto on koettu selkeäksi ja helppokäyttöiseksi järjestelmäksi, jota kehitetään jatkuvasti asiakkaiden ehdotusten ja palautteiden pohjalta. Ohjelmiston selkeyden ja saavutettavuuden vuoksi se ei välttämättä ole ulkonäöltään kaikista esteettisin palvelu. Assentlyn puolesta puhuu Tivin vertailu, jossa Assently todettiin parhaaksi allekirjoitustyökaluksi kuuden ohjelmiston joukosta.
Assently hinta
Assentlyn hinnoittelu perustuu tapauksiin, eli allekirjoitettaviin dokumentteihin. Pienin paketti kustantaa 32 e/kk ja siihen kuuluu 20 asiakirjaa eli tapausta. Hinnoittelu ei määräydy allekirjoitusten määrän perusteella, eli tapauksiin kuuluu rajaton määrä allekirjoituksia. Team-paketti kustantaa 299 e/kk ja siihen kuuluu 200 tapausta ja Enterprise-paketti kustomoidaan täysin. Käytännössä kaikkien pakettien välillä on mahdollista räätälöidä asiakkaalle sopiva ratkaisu, joten tarjous kannattaa aina kysyä suoraan Assentlylta.
Assently arvostelu
Assently on helppokäyttöinen ja selkeä allekirjoituspalvelu kaikenkokoisille yrityksille ja organisaatioille. Assentlyn avulla organisaatio voi automatisoida kaikki prosessinsa allekirjoituksista dokumenttien arkistointiin. Ohjelmiston integraatiomahdollisuudet mahdollistavat sen laajan käytön eri aloilla. Ohjelmistolla on kustannustehokas hinnoittelujärjestelmä, sillä sen hinta perustuu tapauksiin eikä allekirjoituksiin. Assently tarjoaa monipuoliset tunnistautumispalvelut, sekä kaikki tarvittavat ominaisuudet sähköiseen allekirjoitukseen ja prosessien automatisointiin pk-yrityksille, suurille yrityksille ja julkishallinnon organisaatioille.
Tutustu lisää
Softia.fi:n avulla pystyt etsimään ja vertailemaan erilaisia yrityssoftia. Tutustu kaikkiin arvosteluihimme ja löydä tarpeisiisi sopivin sovellus arvostelut-sivulta.
Tutustu muihin sähköisiin allekirjoitusohjelmistoihin:
- Oneflow on kokonaisvaltainen sopimustenhallintatyökalu.
