Mikä Oneflow on?
Oneflow on kokonaisvaltainen sopimustenhallintatyökalu. Alustalla on mahdollista luoda mallipohjista haluttuja sopimuksia – sekä tarjouksia – napin painalluksella. Ruotsalaisen kasvuyhtiön kehittämällä ratkaisulla sopimuksien ja tarjouksien koko elinkaari on hallittavissa vaivattomasti yhden järjestelmän alla poistaen manuaalisia vaiheita ja selkeyttäen kokonaisprosessia.
Oneflow sopii erinomaisesti myynnin, HR:n ja hankinnan prosessien automatisointiin. Se mahdollistaa täysin yrityksen näköisen tarjous- ja sopimusprosessin, joka voidaan hoitaa alusta loppuun web-pohjaisessa ja mobiiliystävällisessä työkalussa.
Mihin ongelmaan Oneflow tarjoaa ratkaisun?
Suomessa monissa yrityksissä sopimusten ja tarjousten hallinta hoidetaan edelleen laajasti PDF-pohjaisilla dokumenteilla. Tässä tavassa on monenlaisia heikkouksia. PDF-pohjaisissa sopimuksissa on sekä pre sign-, sign- että post sign -vaiheet totuttu tekemään erillisillä ohjelmistoilla, jolloin hypitään ohjelmistosta, tiedostomuodosta ja versiosta toiseen prosessin eri vaiheissa.
Oneflow vastaa tähän haasteeseen HTML5-pohjaisella alustallaan. Oneflow’lla sopimuksia ja tarjouksia voidaan ketterästi muokata aina allekirjoitukseen saakka ja tehdyt muutokset päivittyvät toiselle reaaliajassa verkkopohjaisuuden ansiosta, mikä nopeuttaa prosessia ja parantaa asiakaskokemusta toiselle osapuolelle. Näiden dokumenttien seuranta, arkistointi ja elinkaarihallinta on myös täysin automatisoitu ja tapahtuu ns. saman katon alla.
Kenelle Oneflow soveltuu?
Oneflow sopii sopimustenhallinnan työkaluksi kaikenlaisille yrityksille ja heidän asiakaskantansa on todella monipuolinen. Arvo määräytyy aina eri tavalla, mutta helpoiten se on tuotettavissa yrityksille, joilla on sopimuspohjissaan vakiomuotoisuutta ja volyymi on suurta. Jos lähetettäviin dokumentteihin tehdään paljon muutoksia, sopimisprosesseihin halutaan lisää standardiutta tai selkeyttä, on Oneflow sopiva alusta yritykselle.
Oneflow myyntiin
Oneflow tarjoaa dynaamiset tarjouksen ja sopimukset myyntiprosessin ketteröittämiseen. Mobiiliiskaalautuvalla työkalulla näiden dokumenttien hyväksyminen ja allekirjoittaminen on vaivatonta, jolloin kauppojen saaminen maaliin on myös helpompaa. Mobiiliskaalautuvuuden avulla voi toinen osapuoli hyväksyä tarjouksen vaikka matkalla töihin bussilla. Sitä voi hyödyntää ovelta ovelle -myynnissä.
Oneflow tarjoaa myös analytiikkaa siitä, onko toinen osapuoli avannut lähettämäsi tarjouksen, jotta tiedetään, mikä on myyntitapauksen potentiaali milläkin hetkellä. Oneflow sisältää myös integraatiot yleisimpiin CRM-järjestelmiin, jolloin tietoa voidaan uittaa takaisin Oneflowlla tehdystä dokumentista CRM-järjestelmään ja takaisin.
Oneflow HR:lle
Oneflow tarjoaa HR-ammattilaisille GDPR-yhteensopivan työkalun, jolla luoda ja hallinnoida työsopimuksia tietoturvallisesti samalla pitäen huolta positiivisesta hakijakokemuksesta. Ohjelmistolla työsopimukset voidaan allekirjoittaa kätevästi mobiilisti vahvalla tunnistautumisella, jolloin sopimuksia ei tarvitse tulostaa tai skannata. Osapuolelta voidaan vaatia liitteitä, kuten hygieniapassia, lisättäväksi ennen allekirjoitusta. Hakija voi täyttää arkaluontoiset tiedot, kuten henkilötunnukset ja pankkitiedot, suoraan sopimukselle verkkopohjaisuuden ansiosta. Hakijakokemuksen parantamiseksi uusi työntekijä voidaan toivottaa tervetulleeksi videotervehdyksellä. Ohjelmisto sisältää integraatiot ATS- ja HR-järjestelmiin, kuten Teamtailoriin, Jobyloniin ja Sympaan.
Oneflow hankintaan
Oneflow sopii erinomaisesti ostosopimusten hallintaan. Järjestelmällä voidaan hakea toimittajatietoja, hyödyntää interaktiivisia tuotetaulukkoja ja hallinnoida sertifikaatteja. Järjestelmään voidaan lisätä useampi osallistuja kummallekin puolelle ja määrittää eri rooleja heille. Tämä mahdollistaa relevanttien sidosryhmien sisällyttämisen prosessiin helposti. Järjestelmään kuuluu myös automatisoitu elinkaarenhallinta, joka ilmoittaa milloin sopimus on menossa umpeen ja se pitää neuvotella uudestaan, tai milloin korottaa hintaa toiselle osapuolelle. Arkistosta saa myös tarvittaessa kaiken sopimusten metadatan ulos, jotta voidaan esim. syöttää toiseen järjestelmään tehdyt tilaukset tai asiakastiedot.
Oneflow’n ominaisuudet
Oneflow’lla käyttäjä hallinnoi sopimuksen elinkaaren kaikki vaiheet. Ohjelmistoon voidaan luoda työtiloja, joilla voidaan jaotella organisaatio joko osastoittain tai alueittain. Näin voidaan rajoittaa näkyvyyttä arkistossa ja noudattaa paremmin GDPR-vaatimuksia. Alustalle voidaan luoda valmiita pohjia, jolloin uusia sopimuksia voidaan luoda valmiista pohjasta sitä rikastaen. Ohjelmistossa on sisäänrakennettu sähköinen allekirjoitus, ja allekirjoitetut dokumentit arkistoituvat aina automaattisesti. Muita oleellisia Oneflow’n ominaisuuksia ovat:
HTML5-pohjaisuus
Oneflow’n HTML5-pohjaisuus mahdollistaa paljon. Sopimukset ovat dynaamisia, ja niitä voidaan muokata ketterästi ilman versiointia aina allekirjoitukseen asti. Verkkopohjaisuus mahdollistaa monta hyödyllistä ominaisuutta, kuten videoiden lisäämisen sopimuksiin ja tarjouksiin, interaktiivisten tuotetaulukkojen ja verkkolomakkeiden hyödyntämisen prosessissa ja toisen osapuolen osallistamisen pre sign -vaiheessa.
Laajat integraatiot
Oneflow sisältää kaksisuuntaiset integraatiot suurimpiin CRM-järjestelmiin, kuten Salesforceen ja Hubspottiin. Siinä on myös integraatiot ATS-järjestelmiin, kuten Teamtailoriin ja Jobyloniin. Ohjelmistossa on avoin rajapinta, mikä mahdollistaa sen integroinnin esimerkiksi ERP-järjestelmiin. Oneflow integroituu myös moniin työkaluihin Zapierin kautta.
Ketterä arkistointi
Oneflow’ssa on kattava ja kevyt dokumenttien arkistointi. HTML5-pohjaiset dokumentit arkistoituvat automaattisesti ja yrityksellä on reaaliaikainen näkyvyys kaikkiin luonnoksiin, lähetettyihin tai allekirjoitettuihin dokumentteihin. Arkistosta löytyy myös intuitiiviset filtterit ja hakutoiminnot. Kuten sanottu, Oneflow’sta on myös mahdollista tuoda ulos sopimusten metadataa esimerkiksi Exceliin.
Helppokäyttöisyys
Oneflow’ssa on intuitiivinen, Word-dokumenttia ulkonäöltään muistuttava, mutta täysin digitaalinen editori. Live-editorissa on mahdollista rikastaa ja muokata luotua sopimusta tai tarjousta ennen sen lähettämistä sekä sen jälkeen. Järjestelmä on rakennettu yksinkertaiseksi ja noudattamaan mahdollisimman paljon ihmisille tuttujen järjestelmien ominaisuuksia.
Oneflow hinta
Oneflow’n suosituin lisenssi on Business-lisenssi, joka kustantaa 45 e/kk/käyttäjä. Tämä pitää sisällään kaikki Oneflow’n parhaat ominaisuudet, kuten web-pohjaiset dokumentit, vahvan tunnistautumisen Pohjoismaissa, sopimusten ja tarjousten koko elinkaaren hallinnan ja integraatiot.
Enterprise-paketti on tarkoitettu globaaleille yrityksille, joilla on suuret digitalisaatiotavoitteet. Tämän paketin hinta kustomoidaan täysin. Essentials-paketti kustantaa 17 e/kk/käyttäjä. Tähän pakettiin kuuluu ohjelmiston perustoiminnot ilman vahvaa tunnistautumista, sopimusten elinkaaren hallintaa tai integraatioita. Oneflow tarjoaa myös ilmaisen Freemium-version, joka sisältää PDF-dokumenttien allekirjoitukset ja kevyen tunnistautumisen.
Oneflow’n pakettien hinnat ovat kaikki suuntaa antavia, ja lopullinen hinta kustomoidaan aina asiakkaan tarpeen mukaan.
Oneflow kokemuksia
Oneflow on saanut palautetta helppokäyttöisyydestä ja intuitiivisuudesta. Sitä on myös kehuttu luotettavaksi ohjelmistoksi, jossa harvoin esiintyy teknisiä ongelmia. Järjestelmässä on kattava englanninkielinen help center ja chattisovellus, josta saa helposti apua ongelmatilanteissa. Oneflow’n on kehuttu säästävän aikaa esimeriksi myynnissä, kun tietoja ei tarvitse erikseen syöttää CRM:ään.
Oneflow’lla on pitkäaikaisia ja uskollisia asiakkaita myös Suomen markkinoilla.. Suomessa tunnettuja suuria asiakkaita ovat mm. STARK, ePassi, ja Lähitaksi.
Kritiikkiä Oneflow on saanut siitä, että se ei sisällä integraatioita laskutusjärjestelmiin ja että sopimuspohjien käyttöönotto voi aluksi olla haastavaa. Järjestelmän tuotetaulukot eivät myöskään välttämättä taivu kaikkiin käyttötarkoituksiin.
Oneflow arvostelu
Oneflow on erittäin kilpailukykyinen sopimustenhallintaohjelmisto, joka vapauttaa yrityksen PDF-dokumenttien versioviidakosta. Sen verkkopohjaiset dokumentit ovat dynaamisia ja niihin on helppo osapuolten pyytää ja tehdä korjauksia. Ohjelmiston ominaisuudet ja laajat integraatiot vastaavat muun muassa myynnin, HR:n ja hankinnan tarpeisiin. Erityisesti hieman suuremmat yritykset ja yritykset, jotka käsittelevät paljon sopimuksia, voivat hyötyä Oneflow’sta.
Oneflow plussat
- Sopii sekä myynnin, HR:n ja hankinnan prosessien automatisointiin.
- HTML5-pohjaiset dokumentit mahdollistavat dynaamisen prosessin, jossa sopimuksista ei tarvitse olla jatkuvasti tekemässä uusia versioita.
- Sisältää kattavan ja kevyen arkistoinnin.
- Helppokäyttöinen ja intuitiivinen käyttöliittymä.
Oneflow miinukset
- Ei sisällä integraatioita laskutusjärjestelmiin.
- Sopimusten käyttöönotto voi olla aluksi haastavaa.
Tutustu lisää
Softia.fi:n avulla pystyt etsimään ja vertailemaan erilaisia yrityssoftia. Tutustu kaikkiin arvosteluihimme ja löydä tarpeisiisi sopivin sovellus arvostelut-sivulta.
Tutustu muihin sähköisiin allekirjoitusohjelmistoihin:
- Assently on yksi Pohjoismaiden laajimmista sähköisistä allekirjoituspalveluista.
