Työajanseuranta on monella tapaa tärkeä osa yritysten päivittäistä toimintaa. Työaikaa kuuluu seurata jo lakisääteisestikin, mutta siitä on paljon muutakin hyötyä kuin lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen viranomaisten suuntaan. Se toimii tuntiveloitteisten työntekijöiden palkanmaksunperustana, mutta yrityksen johdolle siitä voi olla olla korvaamaton apu liiketoiminnan kehittämisessä. Työajanseurannan pohjalta pystytään myös laskemaan tavoitteita ja löytää tehostamiskohteita.
Mitä on työajanseuranta?
Työajanseurannalla seurataan tiettyyn työhön käytettyä aikaa. Se kertoo mitä on tehty ja miten kauan sen tekemiseen on kulunut. Siitä on helppo myös tarkistaa milloin työntekijälle on annettava tarvittavat lepoajat, jos työtehtävät vaativat poikkeuksellisia työaikajärjestelyjä. Työajanseuranta toimii myös työtehtävien jakamisen pohjalla hyvänä mittarina. Paljon työtä vaativiin työtehtäviin tarvitaan luonnollisesti tehokas työntekijä
Miten työajanseuranta voidaan toteuttaa?
Työajanseuranta voidaan toteuttaa monilla eri tavoilla riippuen mikä on yrityksen kannalta toimivin tapa. Isoissa tehtaissa voidaan käyttää kellokorttijärjestelmää, jossa työntekijän työaika kirjautuu, kun työntekijä saapuu työpaikalle ja kirjautuu sisään ja vastaavasti poistuessaan kirjautuu ulos. Läheskään kaikille aloille tämä ei kuitenkaan ole se toimivin vaihtoehto. Muita vaihtoehtoja on muun muassa perinteinen paperinen työajanseuranta tai sovellukset, jotka ovat viime vuosina yleistyneet hurjasti.
Mainos:
Kynä ja ruutuvihko
Liikkuvassa työssä, esimerkiksi kuljetusalalla, voi edelleenkin olla työajanseurannassa käytäntönä kynä ja ruutuvihko vaikka käytössä on myös digipiirturit, joilla saadaan paljon tarkempaa dataa. Työntekijä itse kirjaa tekemänsä työtunnit ylös ja palkanmaksujakson päätteeksi siirtää kaikki kerralla palkanmaksuun.
Lakisääteiset velvoitteet tulee täytettyä näinkin, mutta yrityksen johdolle se on epätarkkaa dataa ja antaa työntekijälle mahdollisuuden pyöristää tunteja omantunnon mukaan.
Erilaiset työajanseurantasovellukset
Yhä useammin työtä tehdään tietokoneen ääressä ja silloin erilaisilla sovelluksilla ja järjestelmillä voidaan seurata työaikaa. Työntekijän ei tarvitse silloin erillisiä tunteja itse ilmoittaa, kun järjestelmästä voidaan poimia tieto milloin työntekijä on ollut paikalla ja aktiivisena. Nämä ovat tulleet yhä suositummaksi tavaksi seurata työaikaa ja työn tehokkuutta, koska niillä saadaan tarkkaa dataa. Markkinoilla on myös täysin ilmaisia työaikasovelluksia!
Erilaisista sovelluksista on mahdollista tulostaa juuri sellaiset raportit kuin tarvitaan liiketoiminnan kehittämisen tueksi.
Mitä luvut kertovat?
Luvut ovat kylmää dataa siitä mihin työaikaa on käytetty, mutta niitä tarkastelemalla tarkemmin voidaan saada jopa inhimillinen kuva tilanteesta. Ne voivat myös paljastaa vanhentuneita toimintamalleja, joita voidaan kehittää esimerkiksi tiimejä muokkaamalla tai käytettäviä sovelluksia ja järjestelmiä uusimalla tehokkaampiin ja monipuolisempiin.
Työtehtäviin käytetty aika kokonaisuutena
Johonkin tiettyyn työtehtävään käytetty aika voi paljastaa yrityksen liiketoiminnasta joutokäyntiä, jota voidaan tehostaa esimerkiksi yksinkertaistamalla toimintoja. Esimerkiksi työntekijöillä voi olla monia erillisiä sovelluksia käytössä, jotka eivät synkronoidu riittävästi keskenään. Tälläisessa tilanteessa datan siirto sovellusten välillä voi vaatia manuaalisia toimia ja se olennaisesti heikentää työtehokkuutta.
Joillakin aloilla voi erilaisten työtehtävien toteuttaminen vaatia tiettyä järjestystä. Etenkin laajemmissa projekteissa voidaan joutua odottamaan jotakin projektin osaa ennen kuin projektia voidaan jatkaa. Työajanseurannalla voidaan paikantaa helposti missä on tällaisissa tilanteissa projektin pullonkaula, jonka jälkeen on aiheellista pohtia miten toimia voidaan kehittää.
Työntekijän haasteet kotielämässä voivat näkyä työtehossa
Yksittäistä työntekijän työaikaa seuratessa voivat hänen kotielämässä olevat haasteet näkyä työtehossa. Työntekijä, jonka työteho laskee tai nousee merkittävästi voi olla tuen tai loman tarpeessa. Työhyvinvointia ja työssä viihtyvyyttä ajatellen esimiesten kannattaa tässä tilanteessa ottaa asia puheeksi työntekijän kanssa.
Tutkimusten mukaan työuupumuksesta kärsivät pyrkivät ensin tekemään entistä tehokkaammin töitä, koska ajattelevat pääsevänsä silloin nopeammin lepäämään. Pitkää päivää tekevät taas haaveilevat ylimääräisestä vapaapäivästä tai kotona voi olla taloudellisia haasteita, joita yritetään paikata ylitöillä.
Molemmissa tapauksissa lopputulos ei ole toivottava. Työntekijä voi polttaa itsensä loppuun ja tarvitsee viikottaisen levon tilalle pitkän sairasloman ja tämä näkyy suoraan yrityksen liiketoiminnassa sairauspoissaoloissa.
Erilaisia työajanseurantasovelluksia on paljon tarjolla
Erilaisia työajanseurantasovelluksia on paljon tarjolla. Jokaisen yrityksen tarpeisiin on löydettävissä tehokas työajanseurantasovellus, jolla saadaan kaikki tarvittava data kerättyä liiketoiminnan kehittämisen tueksi. Sovelluksiin, niiden ominaisuuksiin ja hinnoitteluun kannattaa kuitenkin perehtyä huolellisesti.
Työaikasovellusten arvostelut
Softia.fi:n sivuilta löydät seuraavien CRM-järjestelmien arvostelut (avautuvat uuteen välilehteen):
