Miksi projektinhallintatyökalu kannattaa hankkia?
Projektinhallintatyökalu tulee ajankohtaiseksi silloin, kun halutaan olla perillä projektin edistymisestä. Projekti vaatii useiden ihmisten keskinäistä yhteistyötä, mikä tekee siitä haasteellisen prosessin johtaa ja organisoida. Projektissa on huolehdittava esimerkiksi suunnittelusta, seurannasta ja johtamisesta. Näitä asioita varten projektinhallintatyökalut on suunniteltu auttamaan työntekijöitä ja säästämään heidän aikaansa.
Projektinhallintatyökalun ansiosta vältetään esimerkiksi seuraavat asiat:
- Jatkuva kyseleminen projektin etenemisestä muilta työntekijöiltä
- Projektiaikataulun päivittäminen
- Projektiin liittyvien dokumenttien etsiminen
Mitä ottaa huomioon?
Ennen kuin lähdet testailemaan eri projektinhallintatyökaluja, kannattaa pohtia muutamaa asiaa. Näin pystyt karsimaan pois ne työkalut, jotka eivät täytä vaatimuksiasi.
Mieti ainakin seuraavia asioita ennen työkalun käyttöönottoa:
- Montako käyttäjää työkalua käyttää? Osa projektinhallintatyökaluista hinnoittelee tuotteensa sen mukaan kuinka monta käyttäjää on.
- Sisältääkö työkalu kaikki tarvitsemasi ominaisuudet? Työkaluja on erilaisia ja myös niiden tarjoamat ominaisuudet eroavat toisistaan huomattavasti.
- Millaiset integraatio-ominaisuudet työkalulla on? Moneen projektinhallintatyökaluun pystyy integroimaan monia organisaatioiden käytössä olevia työkaluja, kuten Slackin tai Togglin työajanseurannan. Mieti etukäteen, onko tiimillänne muita työkaluja, joita haluaisitte integroida projektinhallintatyökaluun.
Suositut projektinhallintatyökalut
Tässä artikkelissa esitellään hyväksi havaittuja ja tuottavuutta parantavia työkaluja. Työkalun otsikkoa klikkaamalla pääset lukemaan lisätietoja ja tekemämme arvostelun.
Monday 
Mondaylla pystyy hoitamaan kokonaisvaltaisesti yrityksen projekteja ja niihin liittyviä asioita. Sitä voivat käyttää niin pienet kuin suuretkin yritykset kaikilla toimialoilla.
Työkalussa on erityistä sen kokoava tyyli, jolloin yrityksen asioita pystyy hoitamaan useampi henkilö. Etuna on myös sen monikäyttöisyys. Mondayta voi käyttää projektinhallinnan lisäksi hyvin myös viestintään yrityksen sisällä.
Mondayn tärkeimmät hyödyt:
- Erittäin monikäyttöinen
- Kokoavan tyylin ansiosta yrityksen asioita voi hoitaa usempi henkilö
- Kätevä ja helppo käyttää
- Järkevä hinnoittelu
Hinnat:
Hinnoittelu on käyttäjäkohtainen ja Mondayn Perusversion (Basic) saa käyttöön halvimmillaan 24 €/kk, joka sisältää 3 käyttäjää. Muut, arvokkaammat versiot Standard, Pro ja Enterprise tarjoavat lisää ominaisuuksia, josta suosituin on Pro lisenssi, joka on alkaen 16 €/kk/käyttäjä vuosittain maksettuna ja 20 €/kk/käyttäjä. Mondayta voi kokeilla ilmaiseksi ilman luottokorttia 14 päivää. Tutustu lisää hinnoitteluun ja ota sovellus testikäyttöön Mondayn sivustolla.
Lue Softia.fi:n tekemä Monday -sovelluksen arvostelu
Tutustu Mondayhyn lisää heidän omalla sivustollaan.
Notion
Notion projektinhallintaohjelmisto, joka on saanut kiitosta ominaisuuksistaan ja kohtuullisesta hinnastaan.
Ohjelmisto pitää sisällään erilaisia muistiinpano-, tehtävienhallinta- ja yhteistyöominaisuuksia, jotka kaikki on koottu yhdelle alustalle.
Notionin tärkeimmät ominaisuudet:
- Mukautettavat sivut
- Tehtävien hallinta
- Reaaliaikainen yhteistyö
- Integraatiot
- Mobiilisovellus
Hinnat:
Notionin ilmaisversio sisältää perusominaisuuksia, kuten rajattomasti sivuja, mobiilisovelluksen ja integraatiot rajoitetulla määrällä kolmannen osapuolen työkaluihin. Yksittäisille käyttäjille, kuten yksinyrittäjille, Notion tarjoaa henkilökohtaisen suunnitelman, jonka hinta on 4 dollaria kuukaudessa (laskutetaan vuosittain) tai 5 dollaria kuukaudessa (laskutetaan kuukausittain). Tiimeille tarkoitetun paketin hinta on 8 dollaria jäsentä kohden kuukaudessa (laskutetaan vuosittain) tai 10 dollaria jäsentä kohden kuukaudessa (laskutetaan kuukausittain). Notionin yrityssuunnitelma on suunniteltu suuremmille organisaatioille.
Lue Softia.fi:n tekemä Notion -sovelluksen arvostelu
Tutustu Notioniin lisää heidän omalla sivustollaan.
ClickUp
ClickUp toimii pilvipohjaisena projektinhallintatyökaluna. Sen avulla pystyy kokoamaan yrityksen tai yhteisön kaikkien osa-alueiden prosessit kätevästi yhteen paikkaan.
ClickUpista hyötyvät esimerkiksi sellaiset käyttäjät, jotka etsivät kätevästi monenlaisiin tarpeisiin taipuvaa projektinhallintatyökalua. Tästä kertoo myös se, että sovelluksen suosio on kasvanut korona-aikana, kun ihmiset ovat joutuneet turvautumaan etätyöskentelyyn.
ClickUpin tärkeimmät hyödyt:
- Poikkeukselliset yhteensopivuusulottuvuudet
- Soveltuu myös yksin työskentelevälle
- Hyvä visuaalisuus
Hinnat:
Tarjolla ilmaisversio, jolla saa käyttöönsä suurimman osan projektinhallintatyökalun ominaisuuksista. Kaikki ominaisuudet saa käyttöönsä Unlimited-versiolla, joka maksaa tällä hetkellä 5 dollaria kuukaudessa per jäsen. Lisäksi löytyy vielä kalliimmat Business- ja Business Plus -paketit. Lisätietoja hinnoista ja paketeista saat ClickUpin kotisivujen hintaosiosta.
Tutustu ClickUpiin lisää heidän omalla sivustollaan.
Asana
Asana on parhaita vaihtoehtoja, kun halutaan hallita tehtäviä, työnkulkuja ja tietynlaisia projekteja. Viimeisten vuosien aikana siihen on tullut saataville uusia rakenteita ja malleja sellaisille tiimeille, jotka kaipaavat enemmän ohjeita sovelluksen perustamiseen ja käyttöön. Yksi Asanan suurimmista vahvuuksista on sen joustavuus, sillä se taipuu hyvin moneen.
Asanan tärkeimmät hyödyt:
- Joustava, nopea ja moderni työkalu sekä erinomainen yhteistyösovellus
- Navigointi helppoa
- Verkkokäyttöliittymä on tehokas ja reagoiva,
- Asana Goals (vain yritystileille), auttaa tiimejä ja organisaatioita asettamaan tavoitteita ja seuraamaan niiden saavuttamista
Hinnat:
Perusversio on ilmainen. Lisäksi on kolme maksullista versiota: Premium (10,99 € per henkilö / kk), Business (24,99 € per henkilö / kk) ja Enterprise (tarjouspyynnöllä).
Tutustu Asanaan lisää heidän omalla sivustollaan.
Jira
Jira on erinomainen projektinhallintajärjestelmä lähes mille tahansa päivitystä vaativalle ohjelmistolle. Se auttaa suunnittelussa ja vapauttaa turhaa muistin tilaa. Sen avulla voi luoda raportteja, joilla tarkkailla työn kulkua. Ohjelma on helppokäyttöinen ja sopii useimmille alustoille. Jiralla käyttöön saa tuhansia eri lisäosia ja sovelluksia, millä voi muokata Jira-projektinhallintajärjestelmästä juuri omiin tarpeisiin sopivan.
Jiran tärkeimmät hyödyt:
- Helppoa ohjata ja hallita tiimien toimintaa
- Ohjelmisto soveltuu mihin tahansa toimintaan riippumatta tiimin koosta tai projektien suuruudesta
- Valtavasta kokonaisuudesta huolimatta helppokäyttöinen ja käyttäjäystävällinen
Hinnat:
Jiraa voi kokeilla 7 päivää veloituksetta. Kokeilujakson jälkeen 10 käyttäjään asti palvelu on ilmainen. 7,50 dollarin kuukausimaksulla Jiran saa käyttöön 100 henkilölle rajoitetulla muistitilalla. 14,50 dollarin kuukausimaksulla saa rajoitetun määrän muistia ja asiakaspalvelun kellon ympäri.
Tutustu Jiraan lisää heidän omalla sivustollaan.
Basecamp
Basecamp on joustava ja kohtuuhintainen sovellus, minkä lisäksi se on integroitu monen muun palvelun kanssa. Se onkin mainio projektinhallintatyökalu, kun halutaan hallita tiimien yhteistyötä ja kehittää liiketoimintaa. Basecampissa voi esimerkiksi hallita tehtäviä ja määräaikoja, kommunikoida, ladata tiedostoja ja tehdä yhteistyötä projektien ympärillä.
Basecamp soveltuu etenkin suuremmille yrityksille ja tiimeille. Se on myös huomattavan edullinen.
Basecampin tärkeimmät hyödyt:
- Tasapainottaa työnhallinnan ja viestinnän tasaisesti
- Työntekijät voivat hallita työtä yhdessä sekä kommunikoida joustavasti keskenään
- Mahdollisuus seurata kaikkia töiden aikana esiintyviä tehtäviä, määräaikoja, tiedostoja, keskusteluja ja ilmoituksia.
Hinnat:
Basecamp Personal on ilmainen. Basecamp Business maksaa 99 euroa kuukaudessa ja sisältää 30 päivän ilmaisen kokeilujakson. Lisää tietoa hinnoista löydät Basecampin sivuston hinnat-osiosta.
Tutustu Basecampiin lisää heidän omalla sivustollaan.
Hive
Hive tukee nopeampaa työskentelyä, ja se muuttaa työpaikat ja tiimit tehokkaammiksi. Sen tärkeimpänä ideana on nimenomaan lisätä työn tuottavuutta. Hiven tarjoaman analytiikan ja projektialustojen ansiosta projekteja on helppo suunnitella, ennakoida ja seurata.
Hive sopii kaikkien alojen suurille ja pienille tiimeille. Suuryrityksistä sitä käyttävät esimerkiksi Google, Starbucks ja Toyota.
Hiven tärkeimmät hyödyt:
- Mainio joustavuus, visuaalisuus ja integroitavuus
- Voi lähteä kokeilemaan matalalla kynnyksellä
- Myös mobiiliversio
Hinnat:
- Hive Solo on kokonaan ilmainen. Hive Teams maksaa 12 $/kk käyttäjältä, ja siinä on 14 päivän ilmainen kokeilujakso. Enterprise-paketin hintaa voi tiedustella ottamalla yhteyttä Hiven myyntihenkilökuntaan. Tutustu hintoihin lisää Hiven kotisivujen hintaosiossa.
Tutustu Hiveen lisää heidän omalla sivustollaan.
Teamwork
Monipuolinen Teamwork auttaa tehtävien organisoimisessa ja tiimin kommunikoimisessa. Se soveltuu etenkin ketterää projektinhallintatyökalua kaipaaville tiimeille. Varsinaisen projektinhallinnan lisäksi se taipuu myös asiakaspalveluun ja markkinointiin.
Teamwork toimii pilvipalveluna ja on käytettävissä milloin vain. Monet käyttäjät ovat kehuneet Teamworkin laajamittaisia ominaisuuksia ja helppokäyttöisyyttä.
Teamworkin tärkeimmät hyödyt:
- Monipuoliset ominaisuudet
- Helppokäyttöisyyttä kehuttu
- Hyvä etenkin etätyöskentelyssä
Hinnat:
Ilmaisversio saatavilla. Deliver-paketti maksaa 10 € käyttäjältä/kk ja Grow 18 € käyttäjältä/kk. Molemmat sisältävät 30 päivän ilmaisen kokeilujakson. Scale-versiota voi tiedustella yhteydenotolla. Tutustu hintoihin lisää Teamworkin sivustolla.
Tutustu Teamworkiin lisää heidän omalla sivustollaan.
Trello
Trello-työkalu auttaa yrityksiä järkeistämään ajanhallintaansa ja saamaan asiat maaliin. Trello sopii jokaiseen yritykseen ja niiden jokaiseen osa-alueeseen, kuten markkinointiin, asiakaspalveluun ja taloushallintoon. Sitä voi hyödyntää tiimityöskentelyssä ja projektityöskentelyssä, ja se on avuksi myös yrittäjille, oppilaitoksille ja perheen yhteisessä ajanhallinnassa.
Trellon avulla pystytään merkitsemään tehtävälistan asiat ja nimeämään vastuuhenkilöt. Näistä asioista on mahdollista myös kommunikoida ja merkitä ne hoidetuiksi.
Trellon tärkeimmät hyödyt:
- Todella kätevä ja ketterä
- Moderni visuaalisuus
- Helppo ottaa käyttöön
Hinnat:
Trellosta on saatavilla ilmaisversio, joka on suunnattu yksilöille ja työryhmille, jotka haluavat järjestellä. Lisäksi on saatavilla laajemmat ominaisuudet tarjoavat maksulliset Standard-, Premium- ja Enterprise-versiot. Tutustu hintoihin lisää Trellon sivuston hintaosiossa.
Wrike
Pilvipohjaisella Wrikella voi hallita monta projektia samanaikaisesti ilman sekavuutta. Tehokasta ja joustavaa projektinhallintatyökalua kaipaavan organisaation kannattaakin tutustua Wrikeen. Erityisesti työkalun tarjoamat visuaaliset ja helppolukuiset raportit ovat miellyttäneet käyttäjiä, sillä ne tehostavat ajankäytön hallintaa merkittävästi.
Wriken tärkeimmät hyödyt:
- Visuaaliset ja helppolukuiset raportit
- Taipuu käyttäjän tarpeen mukaan
- Kiitelty mobiiliversio
Hinnat:
Wrikesta on saatavilla ilmaisversio. Halvin maksullinen versio on nimeltään Professional, joka maksaa 9,80 $ käyttäjältä/kk. Tutustu versioihin ja niiden hintoihin lisää Wriken sivuston hintaosiossa.
